Geen bewerkingssamenvatting |
|||
| Regel 91: | Regel 91: | ||
====Conflicting status==== | ====Conflicting status==== | ||
When you click the Book button the WebPlaner can check whether the booking causes conflicts with other bookings.<br> | When you click the Book button the WebPlaner can check whether the booking causes conflicts with other bookings.<br> | ||
The check is activited if the setting 'Allow conflicting bookings' in the 'Manipulate booking' | The check is ignored if the setting 'Allow conflicts' in the 'Ignore or allow conflict' frame at the bottom of the booking form is checked.<br> | ||
The check is also activited if the setting 'Allow conflicting bookings' in the 'Manipulate booking' frame is checked (before opening the Booking form). | |||
If the booking causes a conflict the booking remains Not scheduled and a conflict notifications appear. | If the booking causes a conflict the booking remains Not scheduled and a conflict notifications appear. | ||
The Result fields shows 'Could not book this not-scheduled booking' | The Result fields shows 'Could not book this not-scheduled booking' | ||
| Regel 98: | Regel 99: | ||
[[Bestand:100enWebPlanboardBookingFormStatusFrameStatusConflicting.png|850px|none]] | [[Bestand:100enWebPlanboardBookingFormStatusFrameStatusConflicting.png|850px|none]] | ||
<p></p> | <p></p> | ||
{{lightbulb}} For explanation on booking with the setting 'Allow conficts' checked see WebPlanboard_booking_form_ignore_conflicts | |||
==='Show conflicting bookings' button=== | ==='Show conflicting bookings' button=== | ||
Klik the 'Show conflicting booking' button to get information on the bookings that participate in the conflict.<br> | Klik the 'Show conflicting booking' button to get information on the bookings that participate in the conflict.<br> | ||
Versie van 10 jan 2023 17:21
WebPlanboard User Manual
Previous
Booking status
The 'Booking status' frame contains fields on the status of the booking and some addition general information.
Index field
The application assigns each booking a unique identifier.
The identifier is a combination of the date and time the booking was first made which might be followed by a sequence number.
For example 20230103-153159-1 means the booking was made on 3 January 2023 May at 15:31 and 59 seconds, with sequence number 1.
If two bookings were made in the same second then the second booking gets the sequence number 2 etc.
If an organisation does the planning with several departments then a label might appear at the end of the identifier in order to determine which department was responsible for the booking.
Status, Result and Web message fields
Tip: Check the 'Status' checkbox in 'Select items' to see the status of a booking in the timetable.
Tip: Check the 'Show booking status icon' checkbox in 'Select items' to see the booking status icon, which is a coloured circle, in the timetable.
Scheduled status
Normally the standard status of a booking is: Scheduled.
This implies that the Webber has registered the booking and also validated it.
The booking has an green status circle.
Tip: Check the 'Show normal scheduled bookings' checkbox in 'Filter bookings' in order see the scheduled booking in the timetable.
Unknown and Not Submitted status
This status appears when you enter a new booking.
You can click the Booking form button or on a date-time slot in the timetable.
The booking has an orange status circle.
Incorrect status
When you submit a booking (by clicking the 'Book' button), the Webber checks whether the booking details are OK.
If the data is incorrect the booking gets the status Incorrect.
The booking has an orange status circle.
A common reason for an incorrect booking is that you have failed to enter a compulsory field.
The 'Result' and 'Result description' fields give an explanation or hint on what the problem is.
In the figure you can see that the booking has been rejected.
Cancelled status
This implies that the booking has been cancelled.
The booking no longer plays an active role in the timetable and cannot cause potential conflicts with other bookings.
The booking has a black status circle.
Tip: Check the 'Show cancelled bookings' checkbox in 'Filter bookings' in order see the cancelled booking in the timetable.
Ignored status
This implies that the booking has been ignored.
The booking no longer plays an active role in the timetable and cannot cause potential conflicts with other bookings.
The booking has a light grey status circle.
Tip: Check the 'Show ignored bookings' checkbox in 'Filter bookings' in order see the cancelled booking in the timetable.
Not scheduled status
This implies that the booking is not scheduled.
The booking plays no active role in the timetable and cannot cause potential conflicts with other bookings.
The booking has an orange status circle.
Tip: Check the 'Show not scheduled bookings' checkbox in 'Filter bookings' in order see the not scheduled booking in the timetable.
Tip: Een niet-geroosterede boeking krijgt standaard een index met voorvoegesel jaar en periode, in het voorbeeld ziet u "18_1".
Het voorvoegsel verdwijnt zodra de boeking is geroosterd.
Tip: Een boeking met status genegeerd of geannuleerd was daarvoor altijd een geboekde boeking maar een niet-geboekte boeking kan een nog niet geboekte- of een ontroosterde-boeking zijn.
Warning: Indien u een boeking ontroostert dan krijgt deze zijn oorspronkelijke keuze terug. Voorbeeld:
- Een boeking is geboekt op maandag maar de oorspronkelijke boeking had de keuze maandag of dinsdag.
- U ontroostert de boeking.
- Als u de boeking opnieuw boekt zou deze op de dinsdag geboekt kunnen worden.
Conflicting status
When you click the Book button the WebPlaner can check whether the booking causes conflicts with other bookings.
The check is ignored if the setting 'Allow conflicts' in the 'Ignore or allow conflict' frame at the bottom of the booking form is checked.
The check is also activited if the setting 'Allow conflicting bookings' in the 'Manipulate booking' frame is checked (before opening the Booking form).
If the booking causes a conflict the booking remains Not scheduled and a conflict notifications appear.
The Result fields shows 'Could not book this not-scheduled booking'
The Result field provides more detail such as: 'Room(s) 200 are already reserved.
Tip: For explanation on booking with the setting 'Allow conficts' checked see WebPlanboard_booking_form_ignore_conflicts
'Show conflicting bookings' button
Klik the 'Show conflicting booking' button to get information on the bookings that participate in the conflict.
Each row represents 1 booking.
In the figure you see that conflict occurs between two bookings on 12-01-2023 between 11:00 and 12:00.
The first booking is between 10:00 and 12:00 and the second is between 11:00 and 13:00 but both want to use the same room LV.1.200.
Show (booking) button
In the conficts table you see a 'Show' button on the left side of each booking.
Click the 'Show' button in order to open an additional Booking form with the booking you wish to inspect and maybe modify.
In the figure you see the new booking in Booking form 2 and the previously scheduled booking in Booking form 1.
Tip: In order to resolve the conflict it is sometimes easier to modify the previously scheduled booking.
Comment field
In het commentaar-veld kunt u commentaar invoeren die bedoeld is voor de bredere publiek, d.w.z. de standaard kijkers van het rooster.
In de figuur zie u dat de commentaar "Overleg over het lot van de Ring" is voor alle kijkers bedoeld.
Comment field read only
Het kan zijn dat het commentaarveld voor een bepaalde gebruikersgroep alleen leensbaar is.
Tip: Dit kan handig zijn wanneer een groep gebruikers alleen een bepaalde veld mag aanpassen.
Internal comment field
Het intercommentaar-veld is bedoeld voor een kleinere kring van personen binnen de organisatie, bijvoorbeeld, personeel van de planning afdeling.
In de figuur zie u dat de commentaar "Ash nazg durbatuluk ..." is bedoeld voor intern gebruik binnen de organisatie.
Let op: Het Interncommentaar-veld kan in de roosterweergaven niet getoond worden.
Booker code
In het boekerscode-veld ziet u welke persoon deze boeking in de Webber heeft geboekt. In de figuur ziet men dat frodo heeft deze boeking gemaakt.
Tip: Wanneer iedere boeker een eigen loginnaam heeft kan de Webber de boekers van elkaar onderscheiden.
Modification time
In het wijzigingstijd-veld ziet u op welke datum en tijdstip iemand deze boeking gewijzigd heeft. In de figuur ziet men dat deze boeking was gewijzigd door frodo op 4 december 2014 om 18:59.
Tip: In het boekerscode-veld wordt de persoon vermeld die de laatste wijziging gemaakt heeft.
Booking sort
Via de Webber kan men twee soorten boekingen maken. De normale- (standaard) boeking en een beschikbaarheidsboeking.
- Klik op de pijl aan de rechterzijde van het Samenstellingstype-veld om de selectie zichtbaar te maken.
- Klik op de type die u wilt hebben.
- De door u geselecteerde type verschijnt in het Samenstellingstype-veld
Standard booking
Dit betekend dat de Webber zal bepaalde middelen reserveren op bepaalde tijdstippen.
Tip: U kunt geboekte standaard boekingen in het roosterweergave tonen door de 'Toon geroosterde normale boekingen' optie in 'Filter boekingen' aan te vinken.
Tip: U kunt in het roosterweergave de soort boeking zien door optie 'Soort' in 'Weergaveopties' aan te vinken.
Availability
Dit betekent dat de Webber zal een bepaalde middel op een bepaalde tijdstip blokkeren. Als men probeert deze middel op dezelfde tijdstip te boeken zal de Webber deze weigeren te boeken en een conflict genereren.
Het voordeeld hiervan is dat de blokkade-boeking niet zichtbaar is voor de standard kijkers van de rooster.
U kunt een selectie maken tussen functie (dwz persoon), apparaat, ruimte en groep beschikbaarheid.
Voor de planner, m.b.v. de juiste Webber-instelling, zijn deze boekingen wel zichtbaar.
Tip: U kunt geboekte boekingen van soort niet-beschikbaar in het roosterweergave tonen door de 'Toon geroosterde beschikbaarheidsboekingen' optie in 'Filter boekingen' aan te vinken.
Tip: U kunt in het roosterweergave de soort boeking zien door optie 'Soort boeking' in 'Weergaveopties' aan te vinken.
Non availability activity
'Niet beschikbaarheid activiteit' werkt iets anders dan 'Niet beschikbaarheid' voor de middelen: ruimte, functie, apparaat en groep.
In tegenstelling tot de andere middelen, werkt 'Niet beschikbaarheid activiteit' altijd in combinatie met een andere soort middel.
U maakt bijvoorbeeld een boeking met activiteit A1 en ruimte R1:
- In dit geval is het niet toegestaan om boekingen van ruimte R1 met activiteit A1 op de aangegeven tijdstippen te maken want dit oorzaakt een conflict.
- Het is wel toegestaan om een boeking van ruimte R1 met een andere activiteit, bijvoorbeeld A2, op de aangegeven tijdstippen te maken want dit oorzaakt geen conflict.
U maakt bijvoorbeeld een boeking met activiteit A1 en medewerker M1:
- In dit geval is het niet toegestaan om boekingen van medewerker M1 met activiteit A1 op de aangegeven tijdstippen te maken want dit oorzaakt een conflict.
- Het is wel toegestaan om een boeking van medewerker M1 met een andere activiteit, bijvoorbeeld A2, op de aangegeven tijdstippen te maken want dit oorzaakt geen conflict.
Hieronder een voorbeeld
- De planner heeft te horen gekregen dat Oveleg3 mag in de Ridderzaal op 3 oktober 's ochtends niet plaatsvinden.
- De planner maakt een boeking van soort 'Niet beschikbaarheid activiteit'.
- De planner heeft de boeking geboekt.
- De planner probeert later (per ongeluk) toch Overleg3 in de Ridderzaal te boeken .
- De Webber staat dit niet toe.
- De planner probeert Overleg3 in de Ambassadeurszaal te boeken en dat lukt wel!
Tip: Het is mogelijk om meerdere activiteiten in een boeking aan te geven.
Tip: Het is mogelijk om meerdere ruimten in een boeking aan te geven. Dit geldt ook voor medewerkers, apparaten en groepen.
Tip: Het is mogelijk om meerdere soorten middelen aan te geven. Bijvoorbeeld een ruimte en een persoon.
Let op: Om boekingen van soort 'niet beschikbaarheid activiteit' in het roosterweergave te bekijken moet u de instelling 'Toon geroosterde beschikbaarheidsboekingen' aangevinken.
Component of WebPlanboard
© 2012-2023 Bitbybit Information Systems All rights reserved. No part of this documentation shall be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording, or otherwise, without written permission from Bitbybit Information Systems. Bitbybit Information Systems, Perspective-DB and IRIS-Planning are registered trademarks of Bitbybit Information Systems.
