10.0en:WebPlanboard booking form booking status

WebPlanboard User Manual
Previous

Booking status

The 'Booking status' frame contains fields on the status of the booking and some addition general information.

Index field

The application assigns each booking a unique identifier.
The identifier is a combination of the date and time the booking was first made which might be followed by a sequence number.
For example 20120509-125418-1 means the booking was made on 9 May 2021 at 12:54 and 18 seconds, with sequence number 1.
If two bookings were made in the same second then the second booking gets the sequence number 2 etc.

If an organisation does the planning with several departments then a department label might appear at the end of the identifier.
The figure shows that the booking is made by the ROHAN department.

Status, Result and Web message fields

Scheduled status

Normally the standard status of a booking is: Scheduled.
This implies that the Webber has registered the booking and also validated it.

Tip: Check the 'Show scheduled bookings' checkbox in 'Filter bookings' in order see the cancelled booking in the timetable.
Tip: Check the 'Status' checkbox in 'Select items' to see the status of a scheduled booking in the timetable.

Unknown status

This status appears when you enter a new booking.

Not submitted status

When you submit a booking (by clicking the 'Book' button), the Webber checks whether the booking details are OK. If the data is incorrect the booking gets the status not-submitted.
A common reason for an incorrect booking is that you have failed to enter a compulsory fiel.
The 'Result' and 'Result description' fields should give an explanation or hint on what the problem is.
In the figure you can see that the booking is rejected because the start or end duration has not been entered.

Cancelled status

This implies that the booking has been cancelled. The booking no longer plays an active role in the timetable and cannot cause potential conflicts with other bookings.

Tip: Check the 'Show cancelled bookings' checkbox in 'Filter bookings' in order see the cancelled booking in the timetable.
Tip: Check the 'Status' checkbox in 'Select items' to see the status of a cancelled booking in the timetable.

Ignored status

This implies that the booking has been ignored. The booking no longer plays an active role in the timetable and cannot cause potential conflicts with other bookings.

Tip: Check the 'Show ignored bookings' checkbox in 'Filter bookings' in order see the cancelled booking in the timetable.
Tip: Check the 'Status' checkbox in 'Select items' to see the status of an ignored booking in the timetable.

Not scheduled status

This implies that the booking is not scheduled. The booking plays no active role in the timetable and cannot cause potential conflicts with other bookings.

Tip: U kunt niet-geroosterde boekingen in het roosterweergave tonen door optie 'Toon niet-geroosterde boekingen' in 'Filter boekingen' aan te vinken.
Tip: U kunt in het roosterweergave zien of een boeking niet-geroosterd is door optie 'Status' in 'Weergaveopties' aan te vinken.
Tip: Een niet-geroosterede boeking krijgt standaard een index met voorvoegesel jaar en periode, in het voorbeeld ziet u "18_1".
Het voorvoegsel verdwijnt zodra de boeking is geroosterd.
Tip: Een boeking met status genegeerd of geannuleerd was daarvoor altijd een geboekde boeking maar een niet-geboekte boeking kan een nog niet geboekte- of een ontroosterde-boeking zijn.
Warning: Indien u een boeking ontroostert dan krijgt deze zijn oorspronkelijke keuze terug. Voorbeeld:

• Een boeking is geboekt op maandag maar de oorspronkelijke boeking had de keuze maandag of dinsdag.
• U ontroostert de boeking.
• Als u de boeking opnieuw boekt zou deze op de dinsdag geboekt kunnen worden.

Conflicting status

Wanneer men een boeking indient (door op de knop "Boek" te klikken), gaat de Webber analyseren of de boeking in orde is.
Als de Webber vindt dat de boeking overlapt met een andere boeking, zal de Webber de boeking de status Conflicterend geven. In de figuur is te zien in het Resultaat-veld dat de boeking leidt tot een conflict.
In het Webbermelding-veld ziet men dat Bilbo al een reservering heeft op di, week 40 om 18:40, dus de Webber wil voorkomen dat er een dubbele boeking gaat ontstaan.

Show conflicts table

Klik op "Toon conflicten om een tabel te krijgen met informatie over de conflict. In de figuur zie u dat het conflict onstaat wegens de boeking 'Bezoek'op 02-10-2018.

View button

Aan de linkerzijde van het conflict in het conflictentabel vindt u de Bekijk-knop. Als u er op klikt, toont de Webber het boekingsformulier van de geroosterde boeking waarmee de nieuwe boeking conflicteert. In de figuur ziet u de nieuwe boeking in boekingsformulier2 en de geroosterde boeking waarmee deze conflicteert in boekingsformulier.

Tip: Het kan voorkomen dat de beste oplossing is eerst de oorspronkelijke boeking te wijzigen en vervolgens de nieuwe boeking te boeken.

Comment field

In het commentaar-veld kunt u commentaar invoeren die bedoeld is voor de bredere publiek, d.w.z. de standaard kijkers van het rooster.
In de figuur zie u dat de commentaar "Overleg over het lot van de Ring" is voor alle kijkers bedoeld.

Comment field read only

Het kan zijn dat het commentaarveld voor een bepaalde gebruikersgroep alleen leensbaar is.

Tip: Dit kan handig zijn wanneer een groep gebruikers alleen een bepaalde veld mag aanpassen.

Internal comment field

Het intercommentaar-veld is bedoeld voor een kleinere kring van personen binnen de organisatie, bijvoorbeeld, personeel van de planning afdeling.
In de figuur zie u dat de commentaar "Ash nazg durbatuluk ..." is bedoeld voor intern gebruik binnen de organisatie.

Let op: Het Interncommentaar-veld kan in de roosterweergaven niet getoond worden.

Booker code

In het boekerscode-veld ziet u welke persoon deze boeking in de Webber heeft geboekt. In de figuur ziet men dat frodo heeft deze boeking gemaakt.

Tip: Wanneer iedere boeker een eigen loginnaam heeft kan de Webber de boekers van elkaar onderscheiden.

Modification time

In het wijzigingstijd-veld ziet u op welke datum en tijdstip iemand deze boeking gewijzigd heeft. In de figuur ziet men dat deze boeking was gewijzigd door frodo op 4 december 2014 om 18:59.

Tip: In het boekerscode-veld wordt de persoon vermeld die de laatste wijziging gemaakt heeft.

Booking sort

Via de Webber kan men twee soorten boekingen maken. De normale- (standaard) boeking en een beschikbaarheidsboeking.

1. Klik op de pijl aan de rechterzijde van het Samenstellingstype-veld om de selectie zichtbaar te maken.
2. Klik op de type die u wilt hebben.
3. De door u geselecteerde type verschijnt in het Samenstellingstype-veld
   

Standard booking

Dit betekend dat de Webber zal bepaalde middelen reserveren op bepaalde tijdstippen.

Tip: U kunt geboekte standaard boekingen in het roosterweergave tonen door de 'Toon geroosterde normale boekingen' optie in 'Filter boekingen' aan te vinken.
Tip: U kunt in het roosterweergave de soort boeking zien door optie 'Soort' in 'Weergaveopties' aan te vinken.

Availability

Dit betekent dat de Webber zal een bepaalde middel op een bepaalde tijdstip blokkeren. Als men probeert deze middel op dezelfde tijdstip te boeken zal de Webber deze weigeren te boeken en een conflict genereren.
Het voordeeld hiervan is dat de blokkade-boeking niet zichtbaar is voor de standard kijkers van de rooster.
U kunt een selectie maken tussen functie (dwz persoon), apparaat, ruimte en groep beschikbaarheid.

Voor de planner, m.b.v. de juiste Webber-instelling, zijn deze boekingen wel zichtbaar.
Tip: U kunt geboekte boekingen van soort niet-beschikbaar in het roosterweergave tonen door de 'Toon geroosterde beschikbaarheidsboekingen' optie in 'Filter boekingen' aan te vinken.
Tip: U kunt in het roosterweergave de soort boeking zien door optie 'Soort boeking' in 'Weergaveopties' aan te vinken.

Non availability activity

'Niet beschikbaarheid activiteit' werkt iets anders dan 'Niet beschikbaarheid' voor de middelen: ruimte, functie, apparaat en groep.
In tegenstelling tot de andere middelen, werkt 'Niet beschikbaarheid activiteit' altijd in combinatie met een andere soort middel.

U maakt bijvoorbeeld een boeking met activiteit A1 en ruimte R1:

In dit geval is het niet toegestaan om boekingen van ruimte R1 met activiteit A1 op de aangegeven tijdstippen te maken want dit oorzaakt een conflict.

Het is wel toegestaan om een boeking van ruimte R1 met een andere activiteit, bijvoorbeeld A2, op de aangegeven tijdstippen te maken want dit oorzaakt geen conflict.

U maakt bijvoorbeeld een boeking met activiteit A1 en medewerker M1:

In dit geval is het niet toegestaan om boekingen van medewerker M1 met activiteit A1 op de aangegeven tijdstippen te maken want dit oorzaakt een conflict.

Het is wel toegestaan om een boeking van medewerker M1 met een andere activiteit, bijvoorbeeld A2, op de aangegeven tijdstippen te maken want dit oorzaakt geen conflict.

Hieronder een voorbeeld

De planner heeft te horen gekregen dat Oveleg3 mag in de Ridderzaal op 3 oktober 's ochtends niet plaatsvinden.

De planner maakt een boeking van soort 'Niet beschikbaarheid activiteit'.

De planner heeft de boeking geboekt.

De planner probeert later (per ongeluk) toch Overleg3 in de Ridderzaal te boeken .

De Webber staat dit niet toe.

De planner probeert Overleg3 in de Ambassadeurszaal te boeken en dat lukt wel!

Tip: Het is mogelijk om meerdere activiteiten in een boeking aan te geven.

Tip: Het is mogelijk om meerdere ruimten in een boeking aan te geven. Dit geldt ook voor medewerkers, apparaten en groepen.

Tip: Het is mogelijk om meerdere soorten middelen aan te geven. Bijvoorbeeld een ruimte en een persoon.

Let op: Om boekingen van soort 'niet beschikbaarheid activiteit' in het roosterweergave te bekijken moet u de instelling 'Toon geroosterde beschikbaarheidsboekingen' aangevinken.

Next

Component of WebPlanboard

© 2012-2023 Bitbybit Information Systems All rights reserved. No part of this documentation shall be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording, or otherwise, without written permission from Bitbybit Information Systems. Bitbybit Information Systems, Perspective-DB and IRIS-Planning are registered trademarks of Bitbybit Information Systems.

Algemene benaming voor WebPlanboard of WebView.

Een roostering van een of meer middelen op een of meerdere tijdstippen.

Een roostering van een of meer middelen op een of meerdere tijdstippen.

Een probleem in het rooster dat opgelost moet worden. Voorbeeld: een medewerker die op hetzelfde moment in twee verschillende ruimten moet zijn.

Een roostering van een of meer middelen op een of meerdere tijdstippen.

Een probleem in het rooster dat opgelost moet worden. Voorbeeld: een medewerker die op hetzelfde moment in twee verschillende ruimten moet zijn.

Een verzameling personen (medewerkers of consumenten).

Een persoon die de Webber gebruikt voor het bekijken van roosters en/of het maken van boekingen.

Algemene benaming voor iets wat geroosterd kan worden. Dit kan een ding (bijv. een ruimte of apparaat) of een persoon (bijv. een medewerker) zijn.

Algemene benaming voor iets wat geroosterd kan worden. Dit kan een ding (bijv. een ruimte of apparaat) of een persoon (bijv. een medewerker) zijn.

Een hulpmiddel bij een geroosterde activiteit. Voorbeelden: beamer, oplegger.

Een fysieke locatie waar een geroosterde activiteit plaatsvindt. Voorbeelden: collegezaal, spreekkamer.

Een bezigheid die geroosterd kan worden. Voorbeelden: les, reparatie, spreekuur.

Een persoon die een dienst verleent bij een geroosterde activiteit. Voorbeelden: docent, arts, chaffeur.

Een bezigheid die geroosterd kan worden. Voorbeelden: les, reparatie, spreekuur.

Een fysieke locatie waar een geroosterde activiteit plaatsvindt. Voorbeelden: collegezaal, spreekkamer.

Een persoon die een dienst verleent bij een geroosterde activiteit. Voorbeelden: docent, arts, chaffeur.

Een hulpmiddel bij een geroosterde activiteit. Voorbeelden: beamer, oplegger.

Een verzameling personen (medewerkers of consumenten).

Het gedeelte van de Webber waarmee men kan plannen.