10.0en:WebPlanboard booking form select employee

Employee selection

In the Employee frame you find fields where you can enter information concerning employees and employee types and once submitted you can also view this information.
An employee type is a used to describe a list of employees that carry out a similar function or task.
When you enter an employee type you let the WebPlanboard choose an employee from the list that is still free at the required time.

Bestand:100WebPlanboardBookingformEmployees1.PNG

Employee field

You can only enter employees that are on the list of employees.
To select an employee either type directly in the employees field or select the employee from the list.

Warning: The system administrator can set a limit to the number of employees you may select.
If you enter more employees or employee types than the limit allows you will get a message that your booking cannot be processed.

Type directly in the Employee field

Type the first letter of the employee.

A pop-up list appears from which you can make a selection.

An example for a selected employee is Bombadil.

Bestand:100WebPlanboardBookingformEmployees1.PNG

Selecteer uw gewenste medewerkers.
Druk op de Enter toets.
Uw geselecteerde medewerkers verschijnen bovenaan het Medewerkers-veld.

In de figuur zie u dat Bombadil is geselecteerd.

Bestand:100WebPlanboardBookingformEmployees2.PNG

Tip: Klik op het kruisje als u de medewerker uit de selectie wilt halen.

Dit veld is standaard niet verplicht maar kan wel als zodanig ingesteld worden.

Select an Employee from the list

Klik op het icoon bij Medewerkers aan de rechterkant.

In een apart venster verschijnt de lijst medewerkers en medewerkertypes die u kunt selecteren.
Selecteer bovenaan de Medewerkerslijst.
De lijst van medewerkers verschijnt onderaan.
Maak uw selectie door de door u gewenste medewerkers aan de linkerkant aan te vinken.
Deze worden bovenaan het Medewerkers-veld toegevoegd.

U sluit het pop-up formulier door op het kruisje te klikken in de rechterbovenhoek.

Bestand:100WebPlanboardBookingformEmployees3.PNG

Select an Employee type from the list

Klik op het icoon bij Medewerkers aan de rechterkant.

In een apart venster verschijnt de lijst medewerkers en medewerkertypes die u kunt selecteren.
Selecteer bovenaan de Medewerkertypenlijst.
De lijst van medewerkertypes verschijnt onderaan.
Maak uw selectie door de door u gewenste medewerkertypes aan de linkerkant aan te vinken.
Deze worden bovenaan het Medewerkers-veld toegevoegd.

In de figuur zie u dat het medewerkertype Tovenaar is geselecteerd.

Bestand:100WebPlanboardBookingformEmployees4.PNG

Tip: U ziet alleen de medewerkers die in uw medewerkerselectie staan.

Als uw gewenste medewerker niet in de lijst staat, kunt u m.b.v. de handeling

medewerkerselectie uitbreiden deze medewerker alsnog toevoegen aan uw selectielijst.

Tip: U kunt zowel medewerkers als medewerkertypes selecteren. Bijvoorbeeld: u wilt een specifieke medewerker boeken, maar u bent niet zeker of deze

nog vrij is. Dan kunt u ook het medewerkertype van deze medewerker aangeven. Het systeem gaat dan eerst uw eerste keuze

proberen te boeken, en pas als dat niet lukt, gaat het systeem een andere medewerker van hetzelfde medewerkertype boeken.

Tip: Het kan zijn dat een medewerker niet bij een door u gewenst medewerkertype hoort.

Het typeren van medewerkers wordt door uw planningbeheerder in het Medewerkerbeheer geregeld.

Standard Employee setting

U kunt een medewerker als standaard aanmerken.
Deze medewerker zal dan automatisch verschijnen in de medewerkerselectie als u een nieuw boekingsformulier opent.

In de medewerkerselectie pop-up selecteert u de standaardmedewerker door de box aan de rechterkant aan te vinken.

In de figuur zie u dat Frodo Balings de standaardmedewerker is geworden.

Bestand:100WebPlanboardBookingformEmployees5.PNG

Tip: Klik op "wis de standaard" als u de standaardmedewerker niet meer als standaard wilt hebben.

'Number of Employees' field

Hiermee kunt u het aantal benodigde medewerkers aangeven.
Deze waarde is nodig als u meerdere medewerkers hebt ingevoerd.

Let op: De beheerder kan het maximaal aantal medewerkers dat u mag boeken beperken.
Indien u een hoger aantal in het veld Aantal Medewerkers invoert, krijgt u tijdens een boek-, wijzig- of kopieerverzoek een melding hierover en wordt uw verzoek niet verwerkt.

Number of required Employees equals number of selected Employees

In de figuur ziet u dat de medewerkers Frodo en Bilbo zijn ingevoerd en dat het aantal benodigde medewerkers 2 is.
Dit betekent dat de Webber beide medewerkers moet boeken.

Bestand:100WebPlanboardBookingformEmployees6.PNG

Number of required Employees is less than number of selected Employees

In de figuur onderdaan ziet u dat de medewerkers Frodo en Bilbo zijn ingevoerd en dat het aantal benodigde medewerkers nu maar 1 is.
Dit betekent dat de Webber de vrijheid heeft om te kiezen tussen Frodo en Bilbo.
De Webber zal wel eerst proberen Frodo te boeken en pas als dat niet kan zal de Webber Bilbo proberen te boeken.

Bestand:100WebPlanboardBookingformEmployees7.PNG

Select an Employee type

In de figuur onderdaan ziet u dat het medewerkertype Ringdrager is ingevoerd en het aantal medewerkers 1 is.
Er zijn meerdere medewerkertypes van type Ringdrager, bijvoorbeeld Frodo en Bilbo.
Dit betekent dat de Webber de vrijheid heeft om te kiezen tussen Frodo en Bilbo.
De Webber is vrij te kiezen welke van deze twee het meest geschikt is om te boeken.

Bestand:100WebPlanboardBookingformEmployees8.PNG

Select several Employees and Employee types

Als u meerdere medewerkers of medewerkertypes hebt geselecteerd, kunt u ook aangeven dat u verschillende aantallen per type medewerker wilt boeken.
In de figuur zijn de medewerkertypes Ringdrager en Tovenaar ingevoerd, en het "Aantal medewerkers"-veld is "2 1".
Dit betekent dat men 2 Ringdragers wil boeken en 1 Tovenaar.

Bestand:100WebPlanboardBookingformEmployees9.PNG

Tip: Als men "3" invoert i.p.v. "2 1" dan is men niet zeker dat het leidt tot hetzelfde resultaat, want de Webber mag dan ook 3 Ringdragers selecteren en geen Tovenaar.

'Specify per Provider' (Employee) field

Hiermee kunt u snel aangeven dat u van elke ingevoerde medewerker of medewerkertype er 1 wilt boeken.
Stel dat men 1 Ringdrager en 1 Tovenaar wil boeken.
In de figuur zijn de medewerkertypes Ringdrager en Tovenaar ingevoerd.

Voer in het "Aantal-medewerkers"-veld het getal 2 in.

Dit geeft aan dat men in totaal 2 medewerkers wil boeken.

Bestand:100WebPlanboardBookingformEmployees10.PNG

Vink "Specificeer per medewerker" aan.
De webber verandert het "Aantal medewerkers"-veld van "2" in "1 1".

In het geval dat men veel medewerkertypes ingevoerd heeft is dit sneller.

Bestand:100WebPlanboardBookingformEmployees11.PNG

'Maximum number of participants' field (register/unregister)

Entering a value in this field implies that WebView users can register for the activity of this booking.

Enter the number of employees that are allowed to particiapte in the activity.

In the figure below 5 employees may register.

Bestand:100WebPlanboardBookingformEmployees12.PNG

Tip: Employees and consumers may register for the activity.

The 'Maximum number of participants' applies to both employees and consumers.

Tip: User can tell whether they can register for an activity by placing the mouse cursor over the booking.

The user sees that there are still places available because a baloon appears with the text 'Register me.

If the user may unregister the a balloon appears with the text 'Unregister me'.

In the figuur below the option 'Register me' appears above the booking 'Visit'.

Bestand:100WebPlanboardBookingformEmployees13.PNG

Tip: 'Register me' does not appear when the maximum number of participating persons is reached and the WebView won't allow additional.

Employee fields read only

Employee fields might be configured as read only.
This depends on the Usergroup settings.
In the figure there is no input list button on the right hand side of the Employees field.

Bestand:100WebPlanboardBookingformEmployees14.PNG

Tip: The read only option can be useful when a certain group of planners may only modify other fields such as room.

© 2012-2023 Bitbybit Information Systems All rights reserved. No part of this documentation shall be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording, or otherwise, without written permission from Bitbybit Information Systems. Bitbybit Information Systems, Perspective-DB and IRIS-Planning are registered trademarks of Bitbybit Information Systems.