Activiteit selecteren
In het kader Activiteit vindt u velden waarmee u informatie over activiteiten kunt invoeren en, als de boeking uitgevoerd is, ook terugzien.
Activiteitveld
Let op: Dit is een verplicht veld. Om een boeking uit te kunnen voeren moet u dus een activiteit invoeren.
U kunt alleen activiteiten uit een reeds bestaande lijst van activiteiten invoeren.
U kunt op 2 manieren een activiteit selecteren:
- Intypen direct in het Activiteits-veld
- Typ de beginletter(s) van de activiteit.
- Er verschijnt nu een lijst van activiteiten waaruit gekozen kan worden (een dropdown lijst).
- Een voorbeeld van een activiteit is Overleg.
- Er verschijnt nu een lijst van activiteiten waaruit gekozen kan worden (een dropdown lijst).
- Selecteer uw gewenste activiteiten.
- Druk op de Enter toets.
- Uw geselecteerde activiteiten verschijnen bovenaan het Activiteit-veld.
- In de figuur zie u dat Overleg is geselecteerd.
Tip: Klik op het kruisje als u de activiteit uit de selectie wilt halen.
- Uw geselecteerde activiteiten verschijnen bovenaan het Activiteit-veld.
- Selecteren uit een lijst
- Klik op het icoon bij Activiteit aan de rechterkant.
- In een apart venster verschijnt de lijst activiteiten die u kunt selecteren.
- In een apart venster verschijnt de lijst activiteiten die u kunt selecteren.
- Maak uw selectie door de door u gewenste activiteiten aan de linkerkant aan te vinken.
- Deze worden bovenaan het Activiteit-veld toegevoegd.
- U sluit het pop-up formulier door op het kruisje te klikken in de rechterbovenhoek.
- Deze worden bovenaan het Activiteit-veld toegevoegd.
Tip: U ziet alleen de activiteiten die in uw activiteitselectie staan.
Als uw gewenste activiteit niet in de lijst staat, kunt u m.b.v. van de handeling activiteitselectie uitbreiden deze activiteit alsnog toevoegen aan uw selectielijst.
- Instelling als standaardactiviteit
U kunt een activiteit als standaard aanmerken.
Deze activiteit zal dan automatich verschijnen in de activiteitselectie wanneer u een nieuw boekingsformulier opent.
In de activiteitselectie pop-up selecteert u de standaardactiviteit door de box aan de rechterkant aan te vinken.
In de figuur zie u dat Overleg de standaardactiviteit is geworden.
Tip: Klik op "wis de standaard" als u de standaardactiviteit niet meer als standaard wilt hebben.
"Korte omschrijving"-veld
Dit veld krijgt standaard dezelfde naam als de door u geselecteerde Activiteit, bijvoorbeeld Overleg.
U kunt het veld aanpassen om hiermee de boeking nauwkeuriger beschrijven, bijvoorbeeld "Lot van de ring".
Dit is een vrij tekstveld en niet verplicht.
"Afkorting roosternaam"-veld
Hiermee kunt u een extra korte beschrijving aan de boeking geven, bijvoorbeeld "Lot ring".
Dit kan helpen om de informatie in een roosteroverzicht beter te kunnen zien of als men het rooster wil uitprinten.
Dit is een vrij tekstveld en niet verplicht.
Activiteitstype-veld
Hiermee kunt u een extra typering van de activiteit geven, bijvoorbeeld: INT (internationaal), om aan te duiden dat er buitenlandse gasten aan het overleg gaan deelnemen.
Dit is een vrij tekstveld en niet verplicht.
Onderdeel van WebPlanboard
Ruimte of ruimtetype selecteren
Figuur 3-3: Ruimte
• Selecteer een ruimte of ruimtetype. U dient minstens één ruimte of ruimtetype te selecteren om een reservering te maken. Een ruimtetype is een verzameling van ruimtes die min of meer aan elkaar gelijk zijn. U kunt op twee manieren een ruimte selecteren: 1. U kunt een ruimte kiezen door de beginletter van de ruimte in te typen (hoofdletter gevoelig). Dus als u bijvoorbeeld de ruimte “Aula” wilt selecteren, typt u een “A”. 2. U kunt ook een ruimte selecteren door op het icoon bij Ruimte(n) te klikken. In een apart venster verschijnt de lijst ruimtes en ruimtetypes die u kunt selecteren. Wanneer u iets aanvinkt, wordt het gelijk aan het formulier toegevoegd. U sluit het pop-up formulier door op het kruisje te klikken in de rechterbovenhoek. U kunt kiezen uit selectie op basis van: � Ruimte-types: Indien u geen specifieke ruimte wilt boeken, dan selecteert u één of meer ruimtetypes. De Webber kiest dan een ruimte van het gekozen type dat nog vrij is op het gewenste tijdstip. Neem contact op met de roosterafdeling, indien u een ruimtetype mist. U ziet alleen de ruimtetypes die horen bij de ruimtes die in uw ruimte selectie staan. � Ruimten: De lijst bevat de ruimtecode, het ruimtetype en de capaciteit van de ruimte. In de lijst kunnen ook ruimten verschijnen waarvan geen type bekend is. U ziet alleen die ruimtes, die in uw ruimteselectie staan. Onder het kopje "pas eventueel het aantal ruimten aan" leest u hoe u ruimtes aan uw selectie toe kunt voegen of verwijderen. Indien u zowel ruimtes als ruimtetypes voor een reservering selecteert, dan probeert Webber eerst de specifiek opgegeven ruimtes te boeken. Indien geen van de specifieke ruimtes vrij zijn, dan zoekt Webber naar een andere ruimte van het opgegeven ruimtetype. • Vul eventueel het verwacht aantal personen in Hier vult u het aantal verwachte personen in. Indien u maar één specifieke ruimte heeft geselecteerd, hoeft u het verwachte aantal personen niet in te vullen. • Pas eventueel het aantal ruimten aan U kunt in één reservering meerdere ruimtes tegelijkertijd reserveren. Automatisch vult Webber hier het aantal ruimtes en/of ruimtetypes in dat u bij het veld “Ruimte(n)” had geselecteerd. U kunt dit aantal veranderen. Indien u bijvoorbeeld de ruimten SL-427 en SL-434 selecteert en daarnaast ook nog het ruimtetype “hc” (hoorcollege), dan verschijnt bij “Aantal ruimten” ”4”. Indien u slechts twee ruimten wilt reserveren, dan verandert u het veld bij 'Aantal ruimten' van “4” naar “2”. Webber selecteert dan twee ruimtes uit SL-427, SL-434 en alle ruimtes van het type “hc”.
Organisatie selecteren
Figuur 3-4: Organisatie
In het veld “organisatie” kunt u de afdeling invullen waarbinnen het rooster valt. Zoals bijvoorbeeld: “Marketing”. • Kies de organisatie U selecteert een organisatie door op het icoon bij Organisatie te klikken. In een apart venster verschijnt de lijst van organisaties die u kunt selecteren. Wanneer u iets aanvinkt, wordt het gelijk aan het formulier toegevoegd. U sluit het pop-up formulier door op het kruisje te klikken in de rechterbovenhoek. • Selecteer de aanvrager Indien u de aanvraag doet voor een docent, dan klikt u op het icoon bij Docent. Indien u een aanvraag doet voor een student, dan klikt u op het icoon bij Student. In een apart venster verschijnt de lijst van studenten of docenten die u kunt selecteren. Wanneer u een individu aanvinkt, wordt deze gelijk aan het formulier toegevoegd. U sluit het pop-up formulier door op het kruisje te klikken in de rechterbovenhoek. Door de aanvrager te selecteren is Webber in staat het aantal aanvragen per individu bij te houden. De aanvrager hoeft niet per se degene te zijn die ingepland wordt (zoals de docent en de student). De velden “Aanvrager-code”, “Aanvrager-naam”, “Aanvrager-emailadres” en “Aanvragertelefoonnummer” worden na het selecteren van de aanvrager automatisch ingevuld.
Dag en tijd selecteren
1. Kies de dag(en) U kunt met Webber aanvragen doen in de lopende periode of komende periode. U kunt op drie manieren de dag(en) en tijd bepalen: via “werkweken”, via “datum” en via “kalenderweken”. 1.1 Werkweken De optie “werkweken” is gebaseerd op de academische kalender, met bijvoorbeeld periodes of semesterweken (afhankelijk van uw instellingen). Deze optie is handig als u hetzelfde weekrooster voor een bepaald aantal weken wilt plannen.
Figuur 3-5: Werkweken
Er zijn de volgende velden: Jaar Dit veld is al ingevuld. Periode Vul hier de gewenste periode in, bijvoorbeeld “4”. Weken Klik op het icoon om een lijst van de weken van de periode te krijgen. Zodra u een week aanvinkt wordt het gelijk aan het formulier toegevoegd. Klik op het kruisje in de rechterbovenhoek om dit pop-up venster weer te sluiten. Vul eerst het jaar en de periode in, voordat u de weken selecteert. Aantal weken Vul het aantal weken in. Indien u minder weken invult dan u heeft geselecteerd bij “weken”, geeft u Webber keuze in welke weken de activiteit gepland mag worden. Dagen Vul hier een dag van de week in. De notatie is “1” voor maandag, “2” voor dinsdag, enzovoort. Dagen p/w Aantal dagen per week. Vul minder dagen in dan de opgegeven dagen indien u keuze aan Webber wilt geven.
1.2 Datum
Figuur 3-6: Datum De optie “datum” is standaard geselecteerd. U gebruikt deze optie om een specifieke datum in te vullen. Standaard ziet u de datum van vandaag.
1.3 Kalenderweken
Figuur 3-7: Kalenderweken Hier ziet u alle kalenderweken van het jaar met hun begin- en einddata.U kiest de weekkalender wanneer u een activiteit wilt boeken die gedurende meer dagen plaatsvindt, waarbij deze dagen eventueel verspreid zijn over meer weken. Er zijn de volgende velden: Er zijn de volgende velden: Jaar Dit veld is al standaard ingevuld. Weken Klik op het icoon om een lijst van de weken van de periode te krijgen. Zodra u een week aanvinkt wordt het gelijk aan het formulier toegevoegd. Klik op het kruisje in de rechterbovenhoek om dit pop-up venster weer te sluiten. U kunt één of meer weken aanvinken. Aantal weken Vul het aantal weken in. Indien u minder weken invult dan u heeft geselecteerd bij “weken”, geeft u Webber keuze in welke weken de activiteit gepland mag worden. Dagen U kunt één of meer dagen aanvinken. Dagen p/w Aantal dagen per week. Vul minder dagen in dan de opgegeven dagen indien u keuze aan Webber wilt geven. 2 Kies de tijd U heeft twee opties om de tijd van de activiteit aan te geven: 2.1 Werktijden U vult in op welk college-uur de activiteit begint en hoeveel college-uren de activiteit duurt.
Figuur 3-8: Werktijden
2.2 Kloktijden U vult kloktijden in. Bijvoorbeeld vanaf “13:00” tot en met “15:00”.
Figuur 3-9: Kloktijden
Medewerker selecteren
Figuur 3-10: Docent
• Kies de docent. U selecteert een docent door op het icoon bij Personen bij Docenten te klikken. In een apart venster verschijnt de lijst met de docenten, die u kunt selecteren. Wanneer u een docent aanvinkt, wordt deze docent gelijk aan het formulier toegevoegd. U sluit het pop-up formulier door op het kruisje te klikken in de rechterbovenhoek. U kunt kiezen uit selectie op basis van: o Functies/rollen Indien u niet een specifieke docent wilt boeken, dan selecteert u één of meer functies/rollen. De Webber kiest dan een docent van het gekozen type dat nog vrij is op het gewenste tijdstip. o Personen De lijst bevat de naam en de afkorting van de docenten. U ziet alleen die docenten, die ook in uw docentenselectie staan. • Pas eventueel het aantal docenten aan U kunt in één reservering meer docenten tegelijkertijd reserveren. Automatisch vult de Webber hier het aantal docenten en/of functies/rollen in dat u bij het veld “Docenten” had geselecteerd. U kunt dit aantal veranderen. U kunt bijvoorbeeld indifferent zijn welke van de drie beschikbare docenten een college geeft. In dit geval verandert u de waarde in dit veld van “3” naar “1”. De Webber zal dan een van de drie docenten kiezen die beschikbaar is op het gewenste tijdstip.
Consument selecteren
Figuur 3-11: Student
• Kies de student(en). U selecteert een student door op het icoon bij Personen onder Studenten te klikken. In een apart venster verschijnt de lijst met de studenten, die u kunt selecteren. Wanneer u iets aanvinkt, wordt het gelijk aan het formulier toegevoegd. U sluit het pop-up formulier door op het kruisje te klikken in de rechterbovenhoek. U ziet alleen die studenten, die ook in uw studentenselectie staan.
Apparaat of apparaattype selecteren
Figuur 3-12: Apparaat Selecteer eventueel een apparaat of apparaat-type. Met een “apparaat” wordt een hulpmiddel voor tijdens een evenement (als een college) bedoeld, zoals een beamer. U selecteert een apparaat door op het icoon bij Apparaten te klikken. In een apart venster verschijnt de lijst apparaten en apparaat-types die u kunt selecteren. Wanneer u iets aanvinkt, wordt het gelijk aan het formulier toegevoegd. U sluit het pop-up formulier door op het kruisje te klikken in de rechterbovenhoek. U kunt kiezen uit een selectie op basis van: o Apparaat-type Indien u niet een specifiek apparaat wilt boeken, dan selecteert u één of meer apparaat-soorten. De Webber kiest dan een apparaat van het gekozen type dat nog vrij is op het gewenste tijdstip. o Apparaten In deze lijst vindt u specifieke apparaten. Indien u zowel apparaten als apparaat-soorten voor een reservering selecteert, dan probeert de Webber eerst de specifiek opgegeven apparaten te boeken. Indien geen van de specifieke apparaten vrij zijn, dan zoekt de Webber naar een ander apparaat van het opgegeven apparaat-type. • Pas eventueel het aantal apparaten aan. U kunt in één reservering meer apparaten tegelijkertijd reserveren. Automatisch vult de Webber hier het aantal apparaten en/of apparaat-typen in dat u bij het veld “Apparaten” had geselecteerd. U kunt dit aantal veranderen.
Groep selecteren
Figuur 3-13: Groep Via deze optie kunt u groepen inroosteren. U kunt ook individuen (zoals studenten) apart
selecteren; zie “4.7 Student(en) selecteren”. • Kies eventueel de groep U selecteert een groep door op het icoon bij “Groepen” te klikken. In een apart venster verschijnt de lijst met de groepen die u kunt selecteren. Wanneer u iets aanvinkt, dan voegt u het gelijk aan het formulier toe. U sluit het pop-up formulier door op het kruisje te klikken in de rechterbovenhoek.
Conflicten negeren
Indien u twee activiteiten voor een persoon, apparaat, ruimte of groep tegelijkertijd boekt, leidt dit tot een conflict. Uw reserveringsverzoek zal niet gehonoreerd worden. Het is soms mogelijk dat u toch meerdere activiteiten tegelijkertijd voor een persoon, apparaat, ruimte of groep wilt boeken. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer u meerdere keuzevakken tegelijkertijd voor een groep studenten wilt invoeren en u zelf aan de studenten de verdeling van de personen over de keuzevakken wilt doorgeven. Hier kunt u expliciet weergeven dat u bewust twee activiteiten voor bijvoorbeeld één persoon wilt boeken. U vinkt aan welke soort conflicten genegeerd mogen worden.
Figuur 3-14: Negeer conflicten Let op! Wanneer u iets hier aanvinkt worden conflicten genegeerd. Dit kan tot dubbelboekingen leiden. Gebruik deze optie alleen als u zeker weet dat de conflicten genegeerd mogen worden.
Voltooien reservering
Als u de benodigde velden heeft ingevuld, kunt u de boeking definitief maken. Klik op de knop “Boek”.
Figuur 3-15: Boek
In het veld “Resultaat” in "Status van de reservering"-gedeelte van het reserveringsformulier ziet u het resultaat van uw reservering.
Figuur 3-16: Status reservering
De volgende resultaten zijn mogelijk: Geboekt De status van de reservering verandert in 'Geboekt' en u ziet in het “Ruimte(n)”-veld de geboekte ruimten ingevuld. Daarnaast ziet u in een apart venster een lijst waarin uw reservering te vinden is. Als u de reservering aanvinkt en op “Exporteer naar PDF” te klikt, genereert u uw rooster in een formaat dat u vervolgens kunt printen. Incorrect Indien u een fout heeft gemaakt, bijvoorbeeld een foute periode heeft ingevoerd, dan wijzigt de Status van de reservering naar 'Incorrect'. Bij het veld “Webbermelding” kunt u lezen hoe u de reservering kunt voltooien. Conflicterend Indien uw reserveringswens conflicteert met een andere reservering, dan verandert de status van de reservering naar “Conflicterend”. Bij "Webbermelding" in het reserveringsformulier ziet u waarom er een conflict is. In het veld 'Conflicten' van het reserveringsformulier ziet u per uur met welke conflicten uw reservering conflicteert. U bekijkt deze reserveringen door op “Bekijk” te klikken. U kunt dan uw reserveringswensen zo aanpassen dat de conflicten opgelost worden. In hoofdstuk 5 wordt beschreven hoe u deze conflicten kunt oplossen.
Een nieuwe reservering maken
Nadat u een reservering geboekt heeft, kunt u een volgende reservering invoeren door op de knop “Nieuw” onderaan het reserveringsformulier te klikken. U krijgt dan een nieuw leeg reserveringsformulier. U heeft ook de mogelijkheid uw reservering te kopiëren. U klikt dan op de knop “Kopieer” onderaan het reserveringsformulier. U krijgt dan een reserveringsformulier met de gegevens van uw vorige reservering. U kunt deze aanpassen en dan weer op “Boek” klikken.
Figuur 3-17: De “Kopieer” en “Nieuw” knop
Onderdeel van WebPlanboard
