Reserveren via Boekingslijst
Reserveringsformulier openen
- Klik op de "Formulier knop" aan de linkerzijde van de reservering, Opties kolom.
- U ziet een reserveringsformulier veschijnen.
- Wijzig de boeking m.b.v. het reserveringsformulier.
Meerdere boekingen manipuleren via boekingslijst
Onderaan de lijst boekingen ziet u diverse knoppen waarmee u meerdere reserveringen tegelijk kunt manipuleren:
"Annuleren"-knop, "Herstel"-knop, "Bewerk meerdere boekingen"-knop en "Kopieer meerdere boekingen"-knop.
Als u een manipulatie-knop niet ziet, is deze optie niet aangezet voor uw gebruikersgroep of organisatie.
Tip: De "Herstel"-knop verschijnt alleen als er mogelijk geannuleerde boekingen in de boekingslijst aanwezig zijn (dus als de optie "Toon ook geannuleerde boekingen" is aangevinkt).
Boekingslijst "Annuleren"-knop
Om meerdere boekingen te annuleren:
- Vink de boekingen aan die u wilt annuleren.
- Klik op de "Annuleren"-knop.
Rechts onderaan verschijnt een bericht met de melding "Geslaagd" en in de ververste boekingslijst zijn de geannuleerde boekingen niet meer zichtbaar (tenzij de optie "Toon ook geannuleerde boekingen" is aangevinkt; dan worden ze zichtbaar als geannuleerde boekingen).
Boekingslijst "Herstel"-knop
Om meerdere boekingen te herstellen:
- Open de boekinglijst met met optie "Toon ook geannuleerde boekingen" aangevinkt.
- In kolom "Status" kunt u zien welke boekingen geanulleerd zijn.
- Vink de boekingen aan die u wilt herstellen.
- Klik op de "Herstel"-knop.
Rechts onderaan verschijnt een bericht met de melding "Geslaagd" en in de ververste boekingslijst zijn de herstelde boekingen weer zichtbaar als geboekt.
Boekingslijst "Bewerk meerdere boekingen"-knop
Om meerdere boekingen te herstellen:
- Vink de boekingen die u wilt bewerken aan.
- In de figuur onderaan wil men de bezoeken van Gandalf aan Rivendel op dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag wijzigen omdat er 2 uur voor #:overleg nodig zijn.
- Klik op de "Bewerk meerdere boekingen"-knop.
- Een reserveringsformulier verschijnt.
- Activeer de velden van de rubriek waarin u wijzigingen wilt aanbrengen door de checkbox aan de linkerkant aan te vinken.
- Verander de velden (begin- en eindtijdstip in dit voorbeeld) naar wens.
- In de figuur onderaan zijn de velden van "kloktijden" in de rubriek "Periode" geactiveerd en de begin- en eindtijdstippen zijn ingevuld.
Let op: Het begintijdstip verandert niet maar u moet wel alle velden van deze rubriek opnieuw invullen.
- In de figuur onderaan zijn de velden van "kloktijden" in de rubriek "Periode" geactiveerd en de begin- en eindtijdstippen zijn ingevuld.
- Klik op de "Wijzig meerdere boekingen"-knop onderaan het reserveringsformulier.
- Bovenaan het reserveringsformulier verschijnt een bericht.
- In de ververste boekingslijst zullen de aanpassingen zichtbaar zijn.
Het kan zijn dat bepaalde boekingen niet meer zichtbaar zijn in de boekingslijst omdat ze niet meer voldoen aan de selectiecriteria waarmee u de oorspronkelijke boekingslijst gegenereerd heeft.
Het kan zijn dat het systeem een of meerdere van de boekingen niet kan wijzigen, bijvoorbeeld omdat het tot een conflict zou leiden.
In dat geval ziet u in het bericht welke boekingen niet gewijzigd zijn met uitleg over de oorzaak ervan.
Tip: U kunt ook meerdere velden tegelijk aanpassen.
- In de figuur onderaan ziet u dat de velden "Intern commentaar", Ruimtes, Van en "Tot en met" tegelijk worden gewijzigd.
Let op: Vermijd indien mogelijk te veel boekingen en/of te veel velden tegelijk te wijzigen omdat dit tot gecompliceerde situaties kan leiden met het risico dat u het overzicht over welke boekingen wel of niet zijn gewijzigd en waarom verliest.
Tip: Het kan zijn dat de wijziging die u wilt aanbrengen tot een conflict gaat leiden.
Indien u weet dat dit conflict geen negatieve gevolgen heeft voor het rooster, kunt u het conflict vooraf negeren.
- In de figuur onderaan ziet u dat negeer ruimten conflicten aan staat.
Tip: Het kan zijn dat u pas nadat u op "Wijzig meerdere boekingen" heeft geklikt erachter komt dat er een conflict is onstaan.
In het geval dat het conflict geldt voor al de aangevinkte boekingen kunt u de desbetreffende negeer conflicten alsnog aanvinken en opnieuw op de "Wijzig meerdere boekingen"-knop klikken. Anders kunt u de niet-gewijzigde boekingen aanvinken en het wijzig proces herhalen.
Let op: Indien u "Negeer conflicten van" aangevinkt heeft, zal het systeem de nieuwe stand van alle soorten conflicten opnieuw registreren. In de figuur bovenaan betekent dit dat het systeem alleen Ruimten conflicten gaat negeren. Echter, het kan zijn dat het in het verleden ook nodig was een andere soort conflict te negeren, Vakanties bijvoorbeeld. In dat geval kunt u ook de Vakanties aanvinken.
Boekingslijst "Kopieer meerdere boekingen"-knop
Wanneer u boekingen gaat kopiëren moet u altijd tenminste een veld wijzigen want anders gaan de kopieën conflicteren met de oorspronkelijke boekingen.
Om meerdere boekingen te kopiëren:
- Vink de boekingen die u wilt kopiëren aan.
- In de figuur onderaan wil men de bezoeken van Gandalf aan Rivendel op dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag ook herhalen in de ochtend omdat er extra overleg nodig is.
- Klik op de "Kopieer meerdere boekingen"-knop.
- Een reserveringsformulier verschijnt.
- Activeer de velden van de rubriek waarin u wijzigingen wilt brengen door de check box aan de linker zijde aan te vinken.
- Verander het begin- en eindtijdstip naar wens.
- In de figuur onderaan zijn de velden van "kloktijden" in rubriek "Periode" geactiveerd en de begin- en eindtijdstippen zijn ingevuld.
- Let op: U moet wel alle velden van de rubriek opnieuw invullen.
- In de figuur onderaan zijn de velden van "kloktijden" in rubriek "Periode" geactiveerd en de begin- en eindtijdstippen zijn ingevuld.
- Klik op de "Kopieer meerdere boekingen"-knop onderdaan het reserveringsformulier.
- Bovenaan de reserveringsformulier verschijnt een bericht.
- In de ververste boekingslijst zullen de gekopieerde boekingen zichtbaar zijn.
Het kan zijn dat bepaalde gekopieerde boekingen niet zichtbaar zijn in de boekingslijst omdat ze niet voldoen aan de selectie criteria waarmee u de oorspronkelijke boekingslijst gegenereerd heeft.
Het kan zijn dat het systeem een of meerdere van de boekingen niet kan kopiëren, bijvoorbeeld omdat het leid tot een conflict.
In dat geval ziet u in het bericht welke boekingen niet gekopieerd zijn met uitleg over de oorzaak ervan.
Tip: U kunt ook meerdere velden tegelijk aanpassen.
- In de figuur onderaan ziet u dat de velden "Commentaar", "Activiteit", "Korte omschrijving" en "Medewerkers" zijn gewijzigd.
Let op: Vermijd indien mogelijk te veel boekingen en/of te veel velden tegelijk te kopiëren omdat dit kan tot complexe situaties leiden
met het risico dat u het overzicht over welke boekingen wel dan niet zijn gekopieerd en waarom verliest.
Tip: Het kan zijn dat de kopieën die u wilt maken tot een conflict gaat leiden.
Indien u weet dat deze conflict geen negatieve gevolgen heeft voor de rooster kunt u de conflict vooraf negeren.
- In de figuur onderaan ziet u dat negeer medewerkers conflicten aan staat.
Tip: Het kan zijn dat pas nadat u op de "Kopieer meerdere boekingen" heeft geklikt achterkomt dat er een conflict is ontstaan.
Indien nog geen boekingen waren gekopieerd omdat alle een conflict oorzaken dan kunt u de desbetreffende negeer conflicten alsnog aanvinken en opnieuw op de "Kopieer meerdere boekingen"-knop klikken.
Let op: In het geval dat alleen een deel van de boekingen in conflict waren terwijl de rest wel gekopieerd waren kunt u niet zomaar de desbetreffende conflict negeren en opnieuw op de "Kopieer meerdere boekingen"-knop klikken, want dan gaat het systeem proberen opnieuw kopies te maken van boekingen die al gekopieerd waren. In dit geval kunt u beter de niet gekopieerd boekingen aanvinken en het kopie proces herhalen.
Let op: Indien u "Negeer conflicten van" aangevinkt heeft zal het systeem de nieuwe stand van alle soorten conflicten opnieuw registreren. In de figuur bovenaan betekent dit dat het systeem alleen Medewerker conflicten gaat negeren. Echter, het kan zijn dat in het verleden het ook nodig was een andere soort conflict te negeren, Ruimtes bijvoorbeeld. In dat geval kunt u ook de Ruimtes aanvinken.
Volgende
Onderdeel van WebPlanboard\
