10.0en:WebPlanboard booking form select employee

Employee selection

In het kader Medewerkers vindt u velden waar u informatie over medewerkers en medewerkertypes kunt invoeren en, als de boeking uitgevoerd is, ook terugzien.
Een medewerkertype is een verzameling van medewerkers die min of meer aan elkaar gelijk zijn.
Als u een medewerkertype invoert, kiest de Webber een medewerker van het gekozen type dat nog vrij is op het gewenste tijdstip.

Employee field

U kunt alleen medewerkers uit een reeds bestaande lijst van medewerkers invoeren.
U kunt op 2 manieren een medewerker selecteren: Intypen direct in het Medewerkers-veld en selecteren van een medewerker uit een lijst.

Let op: De beheerder kan het maximaal aantal medewerkers dat u mag boeken beperken.
Indien u meer medewerkers of medewerkertypes dan het maximum selecteert krijgt u tijdens een boek-, wijzig- of kopieerverzoek een melding hierover en wordt uw verzoek niet verwerkt.

Type directly in the Employee field

Typ de beginletter(s) van de medewerker.

Er verschijnt nu een lijst van medewerkers waaruit gekozen kan worden (een dropdown-lijst).

Een voorbeeld van een medewerker is Bombadil.
Selecteer uw gewenste medewerkers.
Druk op de Enter toets.
Uw geselecteerde medewerkers verschijnen bovenaan het Medewerkers-veld.

In de figuur zie u dat Bombadil is geselecteerd.

Tip: Klik op het kruisje als u de medewerker uit de selectie wilt halen.

Dit veld is standaard niet verplicht maar kan wel als zodanig ingesteld worden.

Select an Employee from the list

Klik op het icoon bij Medewerkers aan de rechterkant.

In een apart venster verschijnt de lijst medewerkers en medewerkertypes die u kunt selecteren.
Selecteer bovenaan de Medewerkerslijst.
De lijst van medewerkers verschijnt onderaan.
Maak uw selectie door de door u gewenste medewerkers aan de linkerkant aan te vinken.
Deze worden bovenaan het Medewerkers-veld toegevoegd.

U sluit het pop-up formulier door op het kruisje te klikken in de rechterbovenhoek.

Select an Employee type from the list

Klik op het icoon bij Medewerkers aan de rechterkant.

In een apart venster verschijnt de lijst medewerkers en medewerkertypes die u kunt selecteren.
Selecteer bovenaan de Medewerkertypenlijst.
De lijst van medewerkertypes verschijnt onderaan.
Maak uw selectie door de door u gewenste medewerkertypes aan de linkerkant aan te vinken.
Deze worden bovenaan het Medewerkers-veld toegevoegd.

In de figuur zie u dat het medewerkertype Tovenaar is geselecteerd.

Tip: U ziet alleen de medewerkers die in uw medewerkerselectie staan.

Als uw gewenste medewerker niet in de lijst staat, kunt u m.b.v. de handeling

medewerkerselectie uitbreiden deze medewerker alsnog toevoegen aan uw selectielijst.

Tip: U kunt zowel medewerkers als medewerkertypes selecteren. Bijvoorbeeld: u wilt een specifieke medewerker boeken, maar u bent niet zeker of deze

nog vrij is. Dan kunt u ook het medewerkertype van deze medewerker aangeven. Het systeem gaat dan eerst uw eerste keuze

proberen te boeken, en pas als dat niet lukt, gaat het systeem een andere medewerker van hetzelfde medewerkertype boeken.

Tip: Het kan zijn dat een medewerker niet bij een door u gewenst medewerkertype hoort.

Het typeren van medewerkers wordt door uw planningbeheerder in het Medewerkerbeheer geregeld.

Standard Employee setting

U kunt een medewerker als standaard aanmerken.
Deze medewerker zal dan automatisch verschijnen in de medewerkerselectie als u een nieuw boekingsformulier opent.

In de medewerkerselectie pop-up selecteert u de standaardmedewerker door de box aan de rechterkant aan te vinken.

In de figuur zie u dat Frodo Balings de standaardmedewerker is geworden.

Tip: Klik op "wis de standaard" als u de standaardmedewerker niet meer als standaard wilt hebben.

'Number of Employees' field

Hiermee kunt u het aantal benodigde medewerkers aangeven.
Deze waarde is nodig als u meerdere medewerkers hebt ingevoerd.

Let op: De beheerder kan het maximaal aantal medewerkers dat u mag boeken beperken.
Indien u een hoger aantal in het veld Aantal Medewerkers invoert, krijgt u tijdens een boek-, wijzig- of kopieerverzoek een melding hierover en wordt uw verzoek niet verwerkt.

Number of required Employees equals number of selected Employees

In de figuur ziet u dat de medewerkers Frodo en Bilbo zijn ingevoerd en dat het aantal benodigde medewerkers 2 is.
Dit betekent dat de Webber beide medewerkers moet boeken.

Number of required Employees is less than number of selected Employees

In de figuur onderdaan ziet u dat de medewerkers Frodo en Bilbo zijn ingevoerd en dat het aantal benodigde medewerkers nu maar 1 is.
Dit betekent dat de Webber de vrijheid heeft om te kiezen tussen Frodo en Bilbo.
De Webber zal wel eerst proberen Frodo te boeken en pas als dat niet kan zal de Webber Bilbo proberen te boeken.

Select an Employee type

In de figuur onderdaan ziet u dat het medewerkertype Ringdrager is ingevoerd en het aantal medewerkers 1 is.
Er zijn meerdere medewerkertypes van type Ringdrager, bijvoorbeeld Frodo en Bilbo.
Dit betekent dat de Webber de vrijheid heeft om te kiezen tussen Frodo en Bilbo.
De Webber is vrij te kiezen welke van deze twee het meest geschikt is om te boeken.

Select several Employees and Employee types

Als u meerdere medewerkers of medewerkertypes hebt geselecteerd, kunt u ook aangeven dat u verschillende aantallen per type medewerker wilt boeken.
In de figuur zijn de medewerkertypes Ringdrager en Tovenaar ingevoerd, en het "Aantal medewerkers"-veld is "2 1".
Dit betekent dat men 2 Ringdragers wil boeken en 1 Tovenaar.

Tip: Als men "3" invoert i.p.v. "2 1" dan is men niet zeker dat het leidt tot hetzelfde resultaat, want de Webber mag dan ook 3 Ringdragers selecteren en geen Tovenaar.

'Specify per Provider' field

Hiermee kunt u snel aangeven dat u van elke ingevoerde medewerker of medewerkertype er 1 wilt boeken.
Stel dat men 1 Ringdrager en 1 Tovenaar wil boeken.
In de figuur zijn de medewerkertypes Ringdrager en Tovenaar ingevoerd.

Voer in het "Aantal-medewerkers"-veld het getal 2 in.

Dit geeft aan dat men in totaal 2 medewerkers wil boeken.
Vink "Specificeer per medewerker" aan.
De webber verandert het "Aantal medewerkers"-veld van "2" in "1 1".

In het geval dat men veel medewerkertypes ingevoerd heeft is dit sneller.

"Maximale aantal deelnemers"-veld (inschrijven/uitschrijven)

Hiermee kunt u aangeven dat gebruikers zich kunnen inschrijven voor deze boeking.

Wilt u gebruik maken van deze optie, voer dan het aantal medewerkers die zich mogen inschrijven in.

In de figuur zie u dat 5 medewerkers zich mogen inschrijven.

Tip: Zowel medewerkers als consumenten mogen zich inschrijven. Het 'Maximale aantal deelnemers' geldt voor het aantal medewerkers en/of consumenten.

Tip: Gebruikers kunnen weten of ze zich kunnen inschrijven door de muis-cursor in de roosterweergave op de boeking te plaatsen.

Als ze zich mogen inschrijven en er nog voldoende plaats is, verschijnt er een ballon met de tekst 'schrijf mij in'.

Als ze zich mogen uitschrijven, verschijnt er een ballon met de tekst 'schrijf mij uit'.

In deze figuur ziet u dat de optie 'Schrijf mij in' verschijnt boven boeking 'Bezoek'.

Tip: 'schrijf mij in' zal niet verschijnen wanneer het maximale aantal personen bereikt is en het systeem geen verdere aanmeldingen toestaat.

Medewerkers-velden alleen leesbaar

Het kan zijn dat de Medewerkers-velden voor een bepaalde gebruikersgroep alleen leesbaar zijn.
Dit hangt van de Gebruikersgroep opties af. In de figuur zie u dat er geen invoerlijst-knop aan de rechterkant van het Medewerker(s)-veld is.

Tip: Dit kan handig zijn wanneer planners andere velden van bestaande boekingen mogen wijzigen.