Booking via the timetable planboard
Introduction
Naast direct een reservering maken via het reserveringsformulier, kunt u ook eerst een overzicht
(planboard) genereren.
Vervolgens kunt u in het overzicht de vrije momenten reserveren via het reserveringsformulier.
Dit is handig omdat u dan meteen de beschikbaarheid van een ruimte of persoon ziet.
U heeft dan minder kans op conflicten.
Ook kunt u binnen een rooster reserveringen wijzigen.
Modify a booking via the Booking form icon
In de roosterweergave heeft elke boeking een reserveringsformulier-icoon.
- In het Kalenderrooster ziet u de reserveringsformulier-icoon rechtsboven in de boeking.
- In het Dienstrooster ziet u de reserveringsformulier-icoon rechtsboven in de boeking.
- In de Boekingslijst ziet u de reserveringsformulier-icoon aan de linkerzijde van de regel.
- Leg de muis over de reserveringsformulier-icoon en druk op de rechter muisknop.
- Een lijst met diverse boekingsopties wordt getoond.
- Selecteer de gewenste optie
- De opdracht wordt ter verwerking naar de rooster-engine gestuurd.
- De status en inhoud van de boeking in de roosterweergave wijzigen naar de nieuwe situatie.
De lijst van opties hangt van de soort en status van de boeking af.
- Een niet-geroosterde boekingsreeks
- Een geboekte boekingsreeks
- Een geannuleerde boekingsreeks
- Een genegeerde boekingsreeks
Open the Booking form
Open empty Booking form
- Klik op het Boekingsformulier-knop aan de rechterzijde bovenaan de roosterweergave.
- U ziet een reserveringsformulier veschijnen.
- U kunt m.b.v. het reserveringsformulier een nieuwe boeking invoeren en dan met de boek-knop boeken.
- Als u nog niet wilt boeken dan kunt u met de bewaar-knop de nieuwe boeking in de "rooster-engine" niet-geroosterd opslaan.
Let op: Als u de bewaar-knop gebruikt wordt de boeking door de "rooster-engine" niet-geroosterd opgeslagen.
Open second empty Booking form
- Klik op het Boekingsformulier2-knop aan de rechterzijde bovenaan de roosterweergave om een tweede boekingsformulier te openen.
Open Booking form of an existing booking
- Klik op de formulier-knop aan de rechterzijde boven van de reservering.
- U ziet een menu verschijnen.
- Klik op de Boekingsformulier optie.
- U ziet een reserveringsformulier veschijnen.
- Wijzig de boeking m.b.v. het reserveringsformulier.
- U kunt op dezelfde manier het reserveringsformulier van een niet-geroosterde boeking openen.
Open second Booking form of an existing booking
- Klik op de formulier-knop aan de rechterzijde boven van de reservering.
- U ziet een menu verschijnen.
- Klik op de 'Boekingsformulier 2' optie om een andere boeking in het tweede boekingsformulier te openen.
Let op: Om verwarring te voorkomen is het niet mogelijk om dezelfde boeking in beide boekingsformulieren tegelijkertijd te bekijken.
Switch Booking forms
- Klik op de 'Verwissel boekingsformulieren'-knop aan de rechterzijde bovenaan de roosterweergave.
Tip: Het voordeel van formulieren verwisselen is dat de menu-opties (Kopieer, Annuleer e.a.) op de boeking in Boekingsformulier worden toegepast.
Reeks splitsen van een boeking met meerdere weken dezelfde dag en tijd
Een boeking van meerdere momenten noemt men een reeks.
Indien alle waarden in de boeking hetzelfde zijn (dezelfde dag, dezelfde tijd, dezelfde persoon)
dan kan men 1 roostermoment uit de reeks halen.
Dit noemt men splitsen.
Zo'n reeks is herkenbaar in het overzicht m.b.v. een groen gekleurd rond icoontje.
In de figuur ziet u dat de boeking op lokatie "Toren v/d Ondergaande Zon" is geroosterd op 2 momenten: op maandag, 1 en 8 oktober, 2018.
Als u een verandering wilt aanbrengen in een van de momenten moet u de boeking splitsen.
- Leg de muis op de reserveringsformulier-icoon van het moment dat u wilt wijzigen.
- De Webber toont een "Splits reeks"-popup.
- Klik op de "Splits reeks"-popup.
- Het reserveringsformulier verschijnt.
- Maak uw aanpassing in het reserveringsformulier.
- Bijvoorbeeld: pas de begin- en eindtijd aan.
- Klik op de Wijzig-knop onderaan het reserveringsformulier.
- Let op: U moet de wijzig-operatie uitvoeren, anders zal de Webber uw aanpassing niet uitvoeren.
- De Webber gaat het gewijzigde boekingsmoment uit de reeks halen, en de reeks is nu gesplitst.
- In de figuur zie men dat de boeking nu op maandag 8 oktober begint om 13:00.
- Het boekingsmoment op ma 1 oktober laat geen reeks-icoontje zien; dat betekent dat de reeks uit maar 2 boekingsmomenten bestond.
- Zodra het ene moment uit de reeks werd gehaald, was er geen sprake meer van een reeks.
- U kunt een niet-geboekte reeks op dezelfde manier splitsen. De losse boeking kunt u in het boekingsformulier wijzigen en bewaren of direct boeken.
Let op: In het geval van het splitsen van een niet-geboekte reeks zal het systeem rekening houden met de waarden van "Aantal weken" en "Dagen per week".
- Het aantal boekingen na het splitsen is gelijk aan het "Aantal weken" maal het aantal "Dagen per week".
Tip: Vuistregel: denk aan een splits en boek operatie van een boeking met vrijheid in weken en/of dagen met "Sta conflicten toe".
- In dit geval is het aantal daadwerkelijke boekingen na de split en boek operaties ook gelijk aan het "Aantal weken" maal het aantal "Dagen per week".
Voorbeeld: Een boekingsreeks van 3 weken en 1 dag met "Aantal weken":1 en "Aantal dagen per week":1.
- Na het splitsen blijft alleen de eerste niet-geroosterde boeking in de reeks over.
Voorbeeld: Een boekingsreeks van 3 weken en 1 dag met "Aantal weken":2 en "Aantal dagen per week":1.
- Na het splitsen blijven 1 boeking in de eerste en tweede week over.
Reeks van meerdere weken en meerdere dagen
Een boeking van meerdere roostermomenten noemt men een reeks.
Het is mogelijk om van bepaalde soorten reeksen een van de roostermomenten er uit te halen.
Dit noemt men splitsen, maar sommige soorten reeksen zijn niet splitsbaar.
Een voorkomend geval is een reeks van meerdere weken en dagen.
Zo'n reeks is herkenbaar in het overzicht m.b.v. een rood gekleurde rond icoontje.
In de figuur ziet u dat de boeking op lokatie "Toren v/d Ondergaande Zon" op 4 momenten geroosterd: op maandag en dinsdag, 1,2, 8 en 9 oktober, 2018.
Let op: In het geval van het splitsen van een niet-geboekte reeks zal het systeem rekening houden met de waarden van "Aantal weken" en "Dagen per week".
- Het aantal boekingen na het splitsen is gelijk aan het "Aantal weken" maal het aantal "Dagen per week".
Tip: Vuistregel: denk aan een splits en boek operatie van een boeking met vrijheid in weken en/of dagen met "Sta conflicten toe".
- In dit geval is het aantal daadwerkelijke boekingen na de split en boek operaties ook gelijk aan het "Aantal weken" maal het aantal "Dagen per week".
Voorbeeld: Een boekingsreeks van 3 weken en 2 dagen met "Aantal weken":1 en "Aantal dagen per week":2.
- Na het splitsen blijven de eerste 2 niet-geroosterde boeking in de reeks over.
Voorbeeld: Een boekingsreeks van 3 weken en 2 dagen met "Aantal weken":2 en "Aantal dagen per week":2.
- Na het splitsen blijven 2 boeking in de eerste en tweede week over.
Component of WebPlanboard
