10.0en:WebPlanboard booking list operations to manipulate several bookings

Booking list operations to manipulate several bookings at once

At the bottom of the booking lis you can see several buttons you can use to make multiple bookings simultaneously.

For scheduled bookings you can use: Cancel, Restore, Ignore, Set on, Modify, Copy and Split series.

For not scheduled bookings you can use: Unschedule, Book, Modify, Copy, Delete and Split series.

If you cannot see the manipulate bookings buttons then this option is not yet configured for your User group.
Tip: The Restore button appears only if cancelled bookings may be present in the Booking list (i.e. when the "Show cancelled bookings" checkbox is is checked).

Allow conflicts

In the 'More options' tab, 'Manipulate booking ' field you see the checkbox: "Allow conflicting bookings". If checked, the any bookings that lead to conflicts will be scheduled anyway.

Tip: This can be useful when you are certain that the conflicts are harmless.

Uncheck checkboxes after operation with several bookings

In tab More options, field Manipulate booking you see the checkbox: 'clear checkboxes after multiedit'. If checked then after executing a Multiple bookings operation the bookings that you selected will become deselected.

Tip: This can be useful to avoid executing a multiple booking operation on the wrong bookings because you forgot to deselect the bookings of the previous operation for example.

Only modify selected booking events

The Grouping frame at the bottom of the 'More options' tab of the Booking list timetable has the planning checkbox:

A multiple bookings operation only modifies the selected events of a booking series

This checkbox concerns a multiple booking operation that you can execute on several series bookings.
When checked then only those events of the series that you actually selected will be manipulated.

When not checked then all the events of the booking will be manipulated - even if you only selected one of them.

Tip: These are the operations: Cancel, Restore, Ignore, 'Set on', Modify, and Copy as you see below.

Tip: You apply this option to not-scheduled bookings as well.

Cancel button (several bookings)

Om meerdere boekingen te annuleren:

Vink de boekingen aan die u wilt annuleren.
Klik op de Annuleer-knop.

Rechts onderaan verschijnt een bericht met de melding "Geslaagd" en in de ververste boekingslijst zijn de geannuleerde boekingen niet meer zichtbaar.

Tip: Indien de optie "Toon geannuleerde boekingen" aangevinkt is dan worden deze geannuleerde boeking wel zichtbaar.

Restore button (several bookings)

Om meerdere boekingen te herstellen:

Open de boekinglijst met met optie "Toon ook geannuleerde boekingen" aangevinkt.
In kolom "Status" kunt u zien welke boekingen geanulleerd zijn.
Vink de boekingen aan die u wilt herstellen.
Klik op de Herstel-knop.

Rechts onderaan verschijnt een bericht met de melding "Geslaagd" en in de ververste boekingslijst zijn de herstelde boekingen weer zichtbaar als geboekt.

Ignore button (several bookings)

Om meerdere boekingen te negeren:

Vink de boekingen aan die u wilt negeren.
Klik op de Negeer-knop.

Rechts onderaan verschijnt een bericht met de melding "Geslaagd" en in de ververste boekingslijst zijn de genegeerde boekingen niet meer zichtbaar.

Tip: Indien de optie "Toon genegeerde boekingen" aangevinkt is dan worden deze genegeerde boekingen wel zichtbaar.

Set (back) on button (several bookings)

Om meerdere boekingen aan te zetten:

Open de boekinglijst met met optie "Toon genegeerde boekingen" aangevinkt.
In kolom "Status" kunt u zien welke boekingen genegeerd zijn.
Vink de boekingen aan die u wilt aanzetten.
Klik op de "Zet aan"-knop.

Rechts onderaan verschijnt een bericht met de melding "Geslaagd" en in de ververste boekingslijst zijn de aangezette boekingen weer zichtbaar als geboekt.

Unschedule button (several bookings)

Om meerdere boekingen te ontroosteren:

Vink de boekingen aan die u wilt ontroosteren.
Klik op de Ontrooster-knop.

Rechts onderaan verschijnt een bericht met de melding "Geslaagd" en in de ververste boekingslijst zijn de ontroosterde boekingen niet meer zichtbaar.

Tip: Indien de optie "Toon niet-geroosterde boekingen" aangevinkt is dan worden deze ontroosterde boekingen wel zichtbaar.

'Split series' button (several bookings)

Om de reeksen van meerdere boekingen te splitsen:

Open de boekinglijst met met opties "Toon geroosterde normale boekingen" en/of "Toon geroosterde beschikbaarheidsboekingen" aangevinkt.
Een groene ikoon laat u zien welke boekingen reeksen zijn.
Vink de boekingen van reeksen aan die u wilt splitsen.
Klik op de "Splits reeks"-knop.

Rechts onderaan verschijnt een bericht met de melding "Geslaagd" en in de ververste boekingslijst zijn de aangevinkte boekingen nu zichtbaar als losse boekingen.

Tip: U kunt ook niet-geboekte boekingen splitsen.

Let op: In het geval van het splitsen van een niet-geboekte reeks zal het systeem rekening houden met de waarden van "Aantal weken" en "Dagen per week".

Het aantal boekingen na het splitsen is gelijk aan het "Aantal weken" maal het aantal "Dagen per week".

Tip: Vuistregel: denk aan een splits en boek operatie van een boeking met vrijheid in weken en/of dagen met "Sta conflicten toe".

In dit geval is het aantal daadwerkelijke boekingen na de split en boek operaties ook gelijk aan het "Aantal weken" maal het aantal "Dagen per week".

Voorbeeld: Een boekingsreeks van 3 weken en 1 dag met "Aantal weken":1 en "Aantal dagen per week":1.

Na het splitsen blijft alleen de eerste niet-geroosterde boeking in de reeks over.

Voorbeeld: Een boekingsreeks van 3 weken en 1 dag met "Aantal weken":2 en "Aantal dagen per week":1.

Na het splitsen blijven 1 boeking in de eerste en tweede week over.

Voorbeeld: Een boekingsreeks van 3 weken en 2 dagen met "Aantal weken":1 en "Aantal dagen per week":2.

Na het splitsen blijven de eerste 2 niet-geroosterde boeking in de reeks over.

Voorbeeld: Een boekingsreeks van 3 weken en 2 dagen met "Aantal weken":2 en "Aantal dagen per week":2.

Na het splitsen blijven 2 boeking in de eerste en tweede week over.

Modify button (several bookings)

Om meerdere boekingen te wijzigen:

Vink de boekingen die u wilt wijzigen aan.
In de figuur onderaan wil men de bezoeken van Gandalf aan Rivendel op dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag wijzigen omdat er 2 uur voor #:overleg nodig zijn.
Klik op de Wijzig-knop.
Een reserveringsformulier verschijnt.
Activeer de velden van de rubriek waarin u wijzigingen wilt aanbrengen door de checkbox aan de linkerkant aan te vinken.
Verander de velden (begin- en eindtijdstip in dit voorbeeld) naar wens.
In de figuur onderaan zijn de velden van "kloktijden" in de rubriek "Periode" geactiveerd en de begin- en eindtijdstippen zijn ingevuld.

Let op: Het begintijdstip verandert niet maar u moet wel alle velden van deze rubriek opnieuw invullen.
Klik op de Wijzig-knop onderaan het reserveringsformulier.
Bovenaan het reserveringsformulier verschijnt een bericht.

In de ververste boekingslijst zullen de aanpassingen zichtbaar zijn.

Het kan zijn dat bepaalde boekingen niet meer zichtbaar zijn in de boekingslijst omdat ze niet meer voldoen aan de selectiecriteria waarmee u de oorspronkelijke boekingslijst gegenereerd heeft.
Het kan zijn dat het systeem een of meerdere van de boekingen niet kan wijzigen, bijvoorbeeld omdat het tot een conflict zou leiden.
In dat geval ziet u in het bericht welke boekingen niet gewijzigd zijn met uitleg over de oorzaak ervan.

Tip: U kunt ook meerdere velden tegelijk aanpassen.

In de figuur onderaan ziet u dat de velden "Intern commentaar", Ruimtes, Van en "Tot en met" tegelijk worden gewijzigd.

Let op: Vermijd indien mogelijk te veel boekingen en/of te veel velden tegelijk te wijzigen omdat dit tot gecompliceerde situaties kan leiden.

Het risico is dat u het overzicht over welke boekingen wel of niet zijn gewijzigd en waarom verliest.

Tip: Wanneer u niet-geroosterde boekingen selecteert ziet u onderaan het boekngsformulier een Wijzig- en ook een Bewaarknop.

Klik op Wijzig om deze boekingen te boeken en op de Bewaar knop om deze niet-geroosterd op te slaan in de rooster-engine.

Tip: Het kan zijn dat de wijziging die u wilt aanbrengen tot een conflict gaat leiden.

Indien u weet dat dit conflict geen negatieve gevolgen heeft voor het rooster, kunt u het conflict vooraf negeren.

In de figuur onderaan ziet u dat negeer ruimten conflicten aan staat.

Tip: Het kan zijn dat u pas nadat u op de Wijzig-knop heeft geklikt erachter komt dat er een conflict is onstaan.

In het geval dat het conflict geldt voor al de aangevinkte boekingen kunt u de desbetreffende negeer conflicten alsnog aanvinken en opnieuw op de "Wijzig meerdere boekingen"-knop klikken.

Anders kunt u de niet-gewijzigde boekingen aanvinken en het wijzig proces herhalen.

Let op: Indien u "Negeer conflicten van" aangevinkt heeft, zal het systeem de nieuwe stand van alle soorten conflicten opnieuw registreren.

In de figuur bovenaan betekent dit dat het systeem alleen Ruimten conflicten gaat negeren.

Echter, het kan zijn dat het in het verleden ook nodig was een andere soort conflict te negeren, Vakanties bijvoorbeeld. In dat geval kunt u ook de Vakanties aanvinken.

Book button (several bookings)

Met de Boek-knop kunt u meerdere boekingen wijzigen zonder dat u een boekingsformulier moet openen omdat u de wijziging direct in het veld (inline) kunt doen.

Om meerdere boekingen inline te wijzigen:

Vink de boekingen die u wilt wijzigen aan.
In de figuur onderaan wil men Gandalf toevoegen aan het OverlegT en OverlegF.
Click op het Medewerkersveld van een van de geselecteerde boekingen en voeg Gandalf toe.
In de figuur onderaan wordt Gandalf toevoegd aan OverlegT.
Click onderaan op de Boek-knop om de verwerking te bewerkstelligen.
Eerst moet u de handeling bevestigen. Indien de wijziging geslaagd is verschijnt een bevesting.

In de figuur onderaan is Gandalf toevoegd aan OverlegT en OverlegF.

Tip: U kunt meerdere niet-geboekte boekingen aanvinken en deze met de Boek-knop direct boeken.

Tip: Het kan zijn dat de wijziging die u wilt aanbrengen tot een conflict gaat leiden.

Dan verschijnt een bericht met de conflict melding.

Wilt u de wijziging alsnog doorvoeren dan kunt u dat doen via de alternatieve operatie 'Wijzig' want dan verschijnt een boekingsformulier en u kunt de conflict negeren.

Copy button (several bookings)

Wanneer u boekingen gaat kopiëren, moet u altijd tenminste een veld wijzigen want anders gaan de kopieën conflicteren met de oorspronkelijke boekingen.
Om meerdere boekingen te kopiëren:

Vink de boekingen aan die u wilt kopiëren.
In de figuur onderaan wil men de bezoeken van Gandalf aan Rivendel op dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag ook herhalen in de ochtend omdat er extra overleg nodig is.
Klik op de Kopieer-knop.
Een reserveringsformulier verschijnt.
Activeer de velden van de rubriek waarin u wijzigingen wilt brengen door de check box aan de linker zijde aan te vinken.
Verander de velden (begin- en eindtijdstip in dit voorbeeld) naar wens.
In de figuur onderaan zijn de velden van "kloktijden" in de rubriek "Periode" geactiveerd en de begin- en eindtijdstippen zijn ingevuld.

Let op: U moet wel alle velden van de rubriek opnieuw invullen.
Klik op de "Kopieer meerdere boekingen"-knop onderaan het reserveringsformulier.
Bovenaan het reserveringsformulier verschijnt een bericht.

In de ververste boekingslijst zullen de gekopieerde boekingen zichtbaar zijn.

Het kan zijn dat bepaalde gekopieerde boekingen niet zichtbaar zijn in de boekingslijst omdat ze niet voldoen aan de selectiecriteria waarmee u de oorspronkelijke boekingslijst gegenereerd heeft.
Het kan zijn dat het systeem een of meerdere van de boekingen niet kan kopiëren, bijvoorbeeld omdat het tot een conflict leidt.

In dat geval ziet u in het bericht welke boekingen niet gekopieerd zijn met uitleg over de oorzaak ervan.

Tip: Wanneer u niet-geroosterde boekingen selecteert ziet u onderaan het boekngsformulier een Kopieer- en ook een Bewaarknop.

Klik op Kopieer om deze boekingen te boeken en op de Bewaar knop om deze niet-geroosterd op te slaan in de rooster-engine.

Tip: U kunt ook meerdere velden tegelijk aanpassen.

In de figuur onderaan ziet u dat de velden "Commentaar", "Activiteit", "Korte omschrijving" en "Medewerkers" zijn gewijzigd.

Let op: Vermijd indien mogelijk te veel boekingen en/of te veel velden tegelijk te kopiëren omdat dit tot gecompliceerde situaties kan leiden

met het risico dat u het overzicht over welke boekingen wel of niet zijn gekopieerd en waarom verliest.

Tip: Het kan zijn dat de kopieën die u wilt maken tot een conflict gaan leiden. Indien u weet dat deze conflict geen negatieve gevolgen heeft voor de rooster kunt u het conflict vooraf negeren.

In de figuur onderaan ziet u dat negeer medewerkers conflicten aan staat.

Tip: Het kan zijn dat pas nadat u op de Kopieer-knop heeft geklikt achterkomt dat er een conflict is ontstaan. Indien er nog geen boekingen waren gekopieerd omdat alle een conflict zouden veroorzaken, kunt u de desbetreffende negeer conflicten alsnog aanvinken en opnieuw op de Kopieer-knop klikken.

Let op: In het geval dat alleen een deel van de boekingen in conflict waren terwijl de rest wel gekopieerd waren kunt u niet zomaar het desbetreffende conflict negeren en opnieuw op de "Kopieer meerdere boekingen"-knop klikken, want dan gaat het systeem proberen opnieuw kopieën te maken van boekingen die al gekopieerd waren. In dit geval kunt u beter de niet-gekopieerde boekingen aanvinken en het kopieerproces herhalen.

Let op: Indien u "Negeer conflicten van" aangevinkt heeft, zal het systeem de nieuwe stand van alle soorten conflicten opnieuw registreren. In de figuur bovenaan betekent dit dat het systeem alleen medewerkerconflicten gaat negeren. Echter, het kan zijn dat het in het verleden ook nodig was een andere soort conflict te negeren, Ruimtes bijvoorbeeld. In dat geval kunt u ook de Ruimtes aanvinken.

Delete (not scheduled) button (several bookings)

Om meerdere niet geroosterde boekingen te schrappen:

Vink de boekingen aan die u wilt schrappen.
Klik op de Schrap-knop.

Rechts onderaan verschijnt een bericht met de melding "Geslaagd" en in de ververste boekingslijst zijn de geschrapte boekingen niet meer zichtbaar.

Let op: Als u de schrap operatie uitvoert is herstellen van deze geschrapte boekingen niet meer mogelijke.

Ignore conflict checkbox

Één checkbox per middel wordt getoond:

In dit geval worden alle conflicten van een bepaalde soort middel van een geselecteerde boeking genegeerd indien de bijbehorende negeer conflict checkbox aangevinkt is. Alle conflicten van een bepaalde soort middel van een geselecteerde boeking blijven onveranderd indien de bijbehorende negeer conflict checkbox niet aangevinkt is.

Twee checkboxen per soort conflict worden getoond:

De extra checkbox maakt het mogelijk om elk negeer conflicttype in multi-edit mode apart te behandelen.

Voorbeeld - men doet "Wijzig" met de (nieuwe) multi-edit ruimten-checkbox aangevinkt en de "Ruimte negeren" checkbox is aangevinkt en alle andere items zijn niet aangevinkt,

dan alle geselecteerde boekingen met de "Groepen negeren" checkbox aangevinkt zullen na het uitvoeren van de "Wijzig" operatie op negeer blijven.

Voorheen zou de "Groepen negeren" checkbox van alle geselecteerde boekingen op niet aangevinkt komen te staan.

Tip: Of er één of twee checkboxen worden getoond hangt van de configuratie instelling "Toon een extra checkbox per soort conflict", in de beheermodule, af.

© 2012-2023 Bitbybit Information Systems All rights reserved. No part of this documentation shall be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording, or otherwise, without written permission from Bitbybit Information Systems. Bitbybit Information Systems, Perspective-DB and IRIS-Planning are registered trademarks of Bitbybit Information Systems.