11.0nl:WebPlanboard Reserveren via Boekingslijst

Reserveren via Boekingslijst

Tip: In Het Reserveringsformulier vindt u algemene uitleg over het maken van een boeking.

Reserveringsformulier openen

Lege reserveringsformulier openen

Klik op het Boekingsformulier-knop aan de rechterzijde bovenaan de roosterweergave.

U ziet een reserveringsformulier veschijnen.
U kunt m.b.v. het reserveringsformulier een nieuwe boeking invoeren en dan met de boek-knop boeken.

Als u nog niet wilt boeken dan kunt u met de bewaar-knop de nieuwe boeking in de "rooster-engine" niet-geroosterd opslaan.

Tweede lege reserveringsformulier openen

Klik op het Boekingsformulier2-knop aan de rechterzijde bovenaan de roosterweergave om een tweede boekingsformulier te openen.

Reserveringsformulier van een bestaande boeking openen

Klik op de formulier-knop aan de rechterzijde boven van de reservering.

U ziet een menu verschijnen.
Klik op de Boekingsformulier optie.
U ziet een reserveringsformulier veschijnen.
Wijzig de boeking m.b.v. het reserveringsformulier.

U kunt op dezelfde manier het reserveringsformulier van een niet-geroosterde boeking openen.

Tweede reserveringsformulier van een bestaande boeking openen

Klik op de formulier-knop aan de rechterzijde boven van de reservering.
U ziet een menu verschijnen.
Klik op de 'Boekingsformulier 2' optie om een andere boeking in het tweede boekingsformulier te openen.

Let op: Om verwarring te voorkomen is het niet mogelijk om dezelfde boeking in beide boekingsformulieren tegelijkertijd te bekijken.

Reserveringsformulieren verwisselen

Klik op de 'Verwissel boekingsformulieren'-knop aan de rechterzijde bovenaan de roosterweergave.
De boeking ('Overleg') voorheen in Boekingsformulier verschijnt nu in Boekingsformulier 2 en tegelijkertijd de boeking ('Bezoek') voorheen in Boekingsformulier 2 verschijnt nu in Boekinsformulier.

Tip: Het voordeel van formulieren verwisselen is dat de menu-opties (Kopieer, Annuleer e.a.) op de boeking in Boekingsformulier worden toegepast.

Reservering direct wijzigen in de boekingslijst

Hiermee kunt u zonder gebruik van het boekingsformulier gegevens van een boeking direct aanpassen.
Bijvoorbeeld u wilt de Ruimte van boeking 'Overleg F' aanpassen. Zie figuur onderaan de tweede boeking.

Klik op het veld van de boeking die u wilt veranderen.

U ziet dat u de Ruimte 'Toren v/d Ondergaande Zon' nu kunt wijzigen.
Verwijder de bestaande ruimte door op het kruisje aan de rechterzijde te klikken.

U ziet dat u de Ruimte 'Toren v/d Ondergaande Zon' is weggehaald.
Klik op het menu om een andere ruimte te selecteren, bijvoorbeeld ruimtetype 'De Vesting'.

U ziet dat u de Ruimte 'De Vesting' toegevoegd hebt.
Klik op het boekingsformuliericoon om de wijziging uit te voeren.

U ziet dat de opdracht 'Boek deze gebeurtenis' geselecteerd is.
Klik op 'Boek deze gebeurtenis' om de wijziging uit te voeren.

U ziet dat de ruimte is nu gewijzigd. Het systeem heeft ruimte 'Rivendel' gekozen want dat is een van de ruimtes van ruimtetype 'De vesting'.

Tip: U kunt meerdere velden in een keer inline wijzigen.

Bijvoorbeeld: wijzig het Ruimtesveld en vervolgens de medewerkersveld en daarna klik op 'Boek deze gebeurtenis'.

U ziet dat de ruimte wordt in 'Woonkamer' gewijzigd en 'Bilbo' wordt als medewerker toegevoegd.

U ziet dat de ruimte is nu gewijzigd. Het systeem heeft ruimte 'Rivendel' gekozen want dat is een van de ruimtes van ruimtetype 'De vesting'.

Let op: Voorlopig kunt u alleen de volgende velden inline wijzigen: Activiteit, Ruimte, Groep, Medewerker en Apparaat.

Reservering wijzigen via de reserveringsformulier-icoon

Aan de linkerkant van elke regel ziet u de reserveringsformulier-icoon van de boeking.

Leg de muis over de reserveringsformulier-icoon en druk op de rechter muisknop.
Een list met diverse boekingsopties wordt getoond.
Selecteer de gewenste optie
De opdracht wordt ter verwerking naar de rooster-engine gestuurd.

Tip: Zie Reservering wijzigen via de reserveringsformulier-icoon

Meerdere boekingen manipuleren via boekingslijst

Onderaan de lijst boekingen ziet u diverse knoppen waarmee u meerdere reserveringen tegelijk kunt manipuleren.

Voor geboekte boekingen kunt u Annuleer, Herstel, Negeer, Zet aan, Wijzig, Kopieer en Split reeks gebruiken.

Voor niet geboekde boekingen kunt u Ontrooster, Boek, Wijzig, Kopieer, Schrap en Split reeks gebruiken.

Als u een manipulatie-knop niet ziet, is deze optie niet aangezet voor uw gebruikersgroep of organisatie.
Tip: De Herstel-knop verschijnt alleen als er mogelijk geannuleerde boekingen in de boekingslijst aanwezig zijn (dus als de optie "Toon geannuleerde boekingen" is aangevinkt).

Wijzig alleen geselecteerde gebeurtenissen

Groeperen heeft de planningsoptie:

Wijzig alleen geselecteerde gebeurtenissen

Deze heeft betrekking op het uitvoeren van multi-boekingen operaties. De operaties in boekingslijst Annuleer, Herstel, Negeer, "Zet aan", Wijzig, en Kopieer ziet u onderaan).
Hiermee kunt u aangeven dat de operatie wijzigt alleen de geselecteerde gebeurtenissen van een boekingsreeks.
Als de optie aangevinkt is dan worden alleen geselecteerde gebeurtenissen (van een reeks) gemanipuleerd.
Als de optie niet aangevinkt is dan worden alle gebeurtenissen van een reeks gemanipuleerd (ook als maar 1 gebeurtenis geselecteerd is). Tip: U kunt alleen geselecteerde gebeurtenissen van niet-geroosterde boekingen ook wijzigen.

Annuleer meerdere boekingen

Om meerdere boekingen te annuleren:

Vink de boekingen aan die u wilt annuleren.
Klik op de Annuleer-knop.

Rechts onderaan verschijnt een bericht met de melding "Geslaagd" en in de ververste boekingslijst zijn de geannuleerde boekingen niet meer zichtbaar.

Tip: Indien de optie "Toon geannuleerde boekingen" aangevinkt is dan worden deze geannuleerde boeking wel zichtbaar.

Herstel meerdere boekingen

Om meerdere boekingen te herstellen:

Open de boekinglijst met met optie "Toon ook geannuleerde boekingen" aangevinkt.
In kolom "Status" kunt u zien welke boekingen geanulleerd zijn.
Vink de boekingen aan die u wilt herstellen.
Klik op de Herstel-knop.

Rechts onderaan verschijnt een bericht met de melding "Geslaagd" en in de ververste boekingslijst zijn de herstelde boekingen weer zichtbaar als geboekt.

Negeer meerdere boekingen

Om meerdere boekingen te negeren:

Vink de boekingen aan die u wilt negeren.
Klik op de Negeer-knop.

Rechts onderaan verschijnt een bericht met de melding "Geslaagd" en in de ververste boekingslijst zijn de genegeerde boekingen niet meer zichtbaar.

Tip: Indien de optie "Toon genegeerde boekingen" aangevinkt is dan worden deze genegeerde boekingen wel zichtbaar.

Zet meerdere boekingen aan

Om meerdere boekingen aan te zetten:

Open de boekinglijst met met optie "Toon genegeerde boekingen" aangevinkt.
In kolom "Status" kunt u zien welke boekingen genegeerd zijn.
Vink de boekingen aan die u wilt aanzetten.
Klik op de "Zet aan"-knop.

Rechts onderaan verschijnt een bericht met de melding "Geslaagd" en in de ververste boekingslijst zijn de aangezette boekingen weer zichtbaar als geboekt.

Ontrooster meerdere boekingen

Om meerdere boekingen te ontroosteren:

Vink de boekingen aan die u wilt ontroosteren.
Klik op de Ontrooster-knop.

Rechts onderaan verschijnt een bericht met de melding "Geslaagd" en in de ververste boekingslijst zijn de ontroosterde boekingen niet meer zichtbaar.

Tip: Indien de optie "Toon niet-geroosterde boekingen" aangevinkt is dan worden deze ontroosterde boekingen wel zichtbaar.

Splits reeks meerdere boekingen

Om de reeksen van meerdere boekingen te splitsen:

Open de boekinglijst met met opties "Toon geroosterde normale boekingen" en/of "Toon geroosterde beschikbaarheidsboekingen" aangevinkt.
Een groene ikoon laat u zien welke boekingen reeksen zijn.
Vink de boekingen van reeksen aan die u wilt splitsen.
Klik op de "Splits reeks"-knop.

Rechts onderaan verschijnt een bericht met de melding "Geslaagd" en in de ververste boekingslijst zijn de aangevinkte boekingen nu zichtbaar als losse boekingen.
Tip: U kunt ook niet-geboekte boekingen splitsen.

Wijzig meerdere boekingen

Om meerdere boekingen te wijzigen:

Vink de boekingen die u wilt wijzigen aan.
In de figuur onderaan wil men de bezoeken van Gandalf aan Rivendel op dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag wijzigen omdat er 2 uur voor #:overleg nodig zijn.
Klik op de Wijzig-knop.
Een reserveringsformulier verschijnt.
Activeer de velden van de rubriek waarin u wijzigingen wilt aanbrengen door de checkbox aan de linkerkant aan te vinken.
Verander de velden (begin- en eindtijdstip in dit voorbeeld) naar wens.
In de figuur onderaan zijn de velden van "kloktijden" in de rubriek "Periode" geactiveerd en de begin- en eindtijdstippen zijn ingevuld.

Let op: Het begintijdstip verandert niet maar u moet wel alle velden van deze rubriek opnieuw invullen.
Klik op de Wijzig-knop onderaan het reserveringsformulier.
Bovenaan het reserveringsformulier verschijnt een bericht.

In de ververste boekingslijst zullen de aanpassingen zichtbaar zijn.

Het kan zijn dat bepaalde boekingen niet meer zichtbaar zijn in de boekingslijst omdat ze niet meer voldoen aan de selectiecriteria waarmee u de oorspronkelijke boekingslijst gegenereerd heeft.
Het kan zijn dat het systeem een of meerdere van de boekingen niet kan wijzigen, bijvoorbeeld omdat het tot een conflict zou leiden.
In dat geval ziet u in het bericht welke boekingen niet gewijzigd zijn met uitleg over de oorzaak ervan.

Tip: U kunt ook meerdere velden tegelijk aanpassen.

In de figuur onderaan ziet u dat de velden "Intern commentaar", Ruimtes, Van en "Tot en met" tegelijk worden gewijzigd.

Let op: Vermijd indien mogelijk te veel boekingen en/of te veel velden tegelijk te wijzigen omdat dit tot gecompliceerde situaties kan leiden.

Het risico is dat u het overzicht over welke boekingen wel of niet zijn gewijzigd en waarom verliest.

Tip: Wanneer u niet-geroosterde boekingen selecteert ziet u onderaan het boekngsformulier een Wijzig- en ook een Bewaarknop.

Klik op Wijzig om deze boekingen te boeken en op de Bewaar knop om deze niet-geroosterd op te slaan in de rooster-engine.

Tip: Het kan zijn dat de wijziging die u wilt aanbrengen tot een conflict gaat leiden.

Indien u weet dat dit conflict geen negatieve gevolgen heeft voor het rooster, kunt u het conflict vooraf negeren.

In de figuur onderaan ziet u dat negeer ruimten conflicten aan staat.

Tip: Het kan zijn dat u pas nadat u op de Wijzig-knop heeft geklikt erachter komt dat er een conflict is onstaan.

In het geval dat het conflict geldt voor al de aangevinkte boekingen kunt u de desbetreffende negeer conflicten alsnog aanvinken en opnieuw op de "Wijzig meerdere boekingen"-knop klikken.

Anders kunt u de niet-gewijzigde boekingen aanvinken en het wijzig proces herhalen.

Let op: Indien u "Negeer conflicten van" aangevinkt heeft, zal het systeem de nieuwe stand van alle soorten conflicten opnieuw registreren.

In de figuur bovenaan betekent dit dat het systeem alleen Ruimten conflicten gaat negeren.

Echter, het kan zijn dat het in het verleden ook nodig was een andere soort conflict te negeren, Vakanties bijvoorbeeld. In dat geval kunt u ook de Vakanties aanvinken.

Boek meerdere boekingen

Met de Boek-knop kunt u meerdere boekingen wijzigen zonder dat u een boekingsformulier moet openen omdat u de wijziging direct in het veld (inline) kunt doen.

Om meerdere boekingen inline te wijzigen:

Vink de boekingen die u wilt wijzigen aan.
In de figuur onderaan wil men Gandalf toevoegen aan het OverlegT en OverlegF.
Click op het Medewerkersveld van een van de geselecteerde boekingen en voeg Gandalf toe.
In de figuur onderaan wordt Gandalf toevoegd aan OverlegT.
Click onderaan op de Boek-knop om de verwerking te bewerkstelligen.
Eerst moet u de handeling bevestigen. Indien de wijziging geslaagd is verschijnt een bevesting.

In de figuur onderaan is Gandalf toevoegd aan OverlegT en OverlegF.

Tip: U kunt meerdere niet-geboekte boekingen aanvinken en deze met de Boek-knop direct boeken.

Tip: Het kan zijn dat de wijziging die u wilt aanbrengen tot een conflict gaat leiden.

Dan verschijnt een bericht met de conflict melding.

Wilt u de wijziging alsnog doorvoeren dan kunt u dat doen via de alternatieve operatie 'Wijzig' want dan verschijnt een boekingsformulier en u kunt de conflict negeren.

Kopieer meerdere boekingen

Wanneer u boekingen gaat kopiëren, moet u altijd tenminste een veld wijzigen want anders gaan de kopieën conflicteren met de oorspronkelijke boekingen.
Om meerdere boekingen te kopiëren:

Vink de boekingen aan die u wilt kopiëren.
In de figuur onderaan wil men de bezoeken van Gandalf aan Rivendel op dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag ook herhalen in de ochtend omdat er extra overleg nodig is.
Klik op de Kopieer-knop.
Een reserveringsformulier verschijnt.
Activeer de velden van de rubriek waarin u wijzigingen wilt brengen door de check box aan de linker zijde aan te vinken.
Verander de velden (begin- en eindtijdstip in dit voorbeeld) naar wens.
In de figuur onderaan zijn de velden van "kloktijden" in de rubriek "Periode" geactiveerd en de begin- en eindtijdstippen zijn ingevuld.

Let op: U moet wel alle velden van de rubriek opnieuw invullen.
Klik op de "Kopieer meerdere boekingen"-knop onderaan het reserveringsformulier.
Bovenaan het reserveringsformulier verschijnt een bericht.

In de ververste boekingslijst zullen de gekopieerde boekingen zichtbaar zijn.

Het kan zijn dat bepaalde gekopieerde boekingen niet zichtbaar zijn in de boekingslijst omdat ze niet voldoen aan de selectiecriteria waarmee u de oorspronkelijke boekingslijst gegenereerd heeft.
Het kan zijn dat het systeem een of meerdere van de boekingen niet kan kopiëren, bijvoorbeeld omdat het tot een conflict leidt.

In dat geval ziet u in het bericht welke boekingen niet gekopieerd zijn met uitleg over de oorzaak ervan.

Tip: Wanneer u niet-geroosterde boekingen selecteert ziet u onderaan het boekngsformulier een Kopieer- en ook een Bewaarknop.

Klik op Kopieer om deze boekingen te boeken en op de Bewaar knop om deze niet-geroosterd op te slaan in de rooster-engine.

Tip: U kunt ook meerdere velden tegelijk aanpassen.

In de figuur onderaan ziet u dat de velden "Commentaar", "Activiteit", "Korte omschrijving" en "Medewerkers" zijn gewijzigd.

Let op: Vermijd indien mogelijk te veel boekingen en/of te veel velden tegelijk te kopiëren omdat dit tot gecompliceerde situaties kan leiden

met het risico dat u het overzicht over welke boekingen wel of niet zijn gekopieerd en waarom verliest.

Tip: Het kan zijn dat de kopieën die u wilt maken tot een conflict gaan leiden. Indien u weet dat deze conflict geen negatieve gevolgen heeft voor de rooster kunt u het conflict vooraf negeren.

In de figuur onderaan ziet u dat negeer medewerkers conflicten aan staat.

Tip: Het kan zijn dat pas nadat u op de Kopieer-knop heeft geklikt achterkomt dat er een conflict is ontstaan. Indien er nog geen boekingen waren gekopieerd omdat alle een conflict zouden veroorzaken, kunt u de desbetreffende negeer conflicten alsnog aanvinken en opnieuw op de Kopieer-knop klikken.

Let op: In het geval dat alleen een deel van de boekingen in conflict waren terwijl de rest wel gekopieerd waren kunt u niet zomaar het desbetreffende conflict negeren en opnieuw op de "Kopieer meerdere boekingen"-knop klikken, want dan gaat het systeem proberen opnieuw kopieën te maken van boekingen die al gekopieerd waren. In dit geval kunt u beter de niet-gekopieerde boekingen aanvinken en het kopieerproces herhalen.

Let op: Indien u "Negeer conflicten van" aangevinkt heeft, zal het systeem de nieuwe stand van alle soorten conflicten opnieuw registreren. In de figuur bovenaan betekent dit dat het systeem alleen medewerkerconflicten gaat negeren. Echter, het kan zijn dat het in het verleden ook nodig was een andere soort conflict te negeren, Ruimtes bijvoorbeeld. In dat geval kunt u ook de Ruimtes aanvinken.

Schrap meerdere niet-geroosterde boekingen

Om meerdere niet geroosterde boekingen te schrappen:

Vink de boekingen aan die u wilt schrappen.
Klik op de Schrap-knop.

Rechts onderaan verschijnt een bericht met de melding "Geslaagd" en in de ververste boekingslijst zijn de geschrapte boekingen niet meer zichtbaar.

Let op: Als u de schrap operatie uitvoert is herstellen van deze geschrapte boekingen niet meer mogelijke.

Volgende
Onderdeel van WebPlanboard