|
|
| (24 tussenliggende versies door 2 gebruikers niet weergegeven) |
| Regel 3: |
Regel 3: |
|
| |
|
|
| |
|
| ==Organisatie selecteren== | | ==Organisatie en contactpersoon selecteren== |
|
| |
|
| Figuur 3-4: Organisatie
| | In het kader Organisatie vindt u velden waar u informatie over organisaties kunt invoeren en, als de boeking uitgevoerd is, ook terugzien. |
| | <p></p> |
| | [[Bestand:83nlWebPlanboardReserveringsformulierOrganisatie.PNG|750px|none]] |
| | <p></p> |
|
| |
|
| In het veld “organisatie” kunt u de afdeling invullen waarbinnen het rooster valt. Zoals bijvoorbeeld:
| | ===Organisaties-veld=== |
| “Marketing”.
| | U kunt alleen organisaties uit een reeds bestaande lijst van organisaties invoeren. |
| • Kies de organisatie
| |
| U selecteert een organisatie door op het icoon bij Organisatie te klikken. In een apart | |
| venster verschijnt de lijst van organisaties die u kunt selecteren. Wanneer u iets aanvinkt,
| |
| wordt het gelijk aan het formulier toegevoegd. U sluit het pop-up formulier door op het kruisje
| |
| te klikken in de rechterbovenhoek.
| |
| • Selecteer de aanvrager
| |
| Indien u de aanvraag doet voor een docent, dan klikt u op het icoon bij Docent. Indien u
| |
| een aanvraag doet voor een student, dan klikt u op het icoon bij Student. In een apart
| |
| venster verschijnt de lijst van studenten of docenten die u kunt selecteren. Wanneer u een
| |
| individu aanvinkt, wordt deze gelijk aan het formulier toegevoegd. U sluit het pop-up formulier
| |
| door op het kruisje te klikken in de rechterbovenhoek.
| |
| Door de aanvrager te selecteren is Webber in staat het aantal aanvragen per individu bij te
| |
| houden. De aanvrager hoeft niet per se degene te zijn die ingepland wordt (zoals de docent
| |
| en de student).
| |
| De velden “Aanvrager-code”, “Aanvrager-naam”, “Aanvrager-emailadres” en “Aanvragertelefoonnummer”
| |
| worden na het selecteren van de aanvrager automatisch ingevuld.
| |
|
| |
|
| ===Dag en tijd selecteren===
| | U kunt op 2 manieren een organisatie selecteren: |
|
| |
|
| 1. Kies de dag(en)
| | ====Intypen direct in het Organisaties-veld==== |
| U kunt met Webber aanvragen doen in de lopende periode of komende periode. U kunt op drie
| | #Typ de beginletter(s) van de organisatie.<br> |
| manieren de dag(en) en tijd bepalen: via “werkweken”, via “datum” en via “kalenderweken”.
| | #:Er verschijnt nu een lijst van organisaties waaruit gekozen kan worden (een dropdown-lijst).<br> |
| 1.1 Werkweken
| | #:Een voorbeeld van een organisatie is "GBH Buitenlandsezaken". |
| De optie “werkweken” is gebaseerd op de academische kalender, met bijvoorbeeld periodes of
| | #:<p></p> |
| semesterweken (afhankelijk van uw instellingen). Deze optie is handig als u hetzelfde weekrooster
| | #:[[Bestand:83nlWebPlanboardReserveringsformulierOrganisatie2.png|750px|none]] |
| voor een bepaald aantal weken wilt plannen.
| | #:<p></p> |
| | #Selecteer uw gewenste organisatie. |
| | #Druk op de Enter-toets. |
| | #:Uw geselecteerde organisatie verschijnt bovenaan het Organisaties-veld.<br> |
| | #:In de figuur ziet u dat "GBH Buitenlandsezaken" geselecteerd is.<br> |
| | #:<p></p> |
| | #:[[Bestand:83nlWebPlanboardReserveringsformulierOrganisatie3.PNG|750px|none]] |
| | #:<p></p> |
| | #:{{Lightbulb}}Klik op het kruisje als u de organisatie uit de selectie wilt halen. |
|
| |
|
| Figuur 3-5: Werkweken
| | ====Selecteren uit een lijst==== |
| | #Klik op het icoon bij Organisatie aan de rechterkant.<br> |
| | #:In een apart venster verschijnt de lijst organisaties die u kunt selecteren.<br> |
| | #Maak uw selectie door de door u gewenste organisaties aan de linkerkant aan te vinken. |
| | #:Deze worden bovenaan het Organisaties-veld toegevoegd.<br> |
| | #:U sluit het pop-up formulier door op het kruisje te klikken in de rechterbovenhoek. |
| | <p></p> |
| | [[Bestand:83nlWebPlanboardReserveringsformulierOrganisatie4.PNG|750px|none]] |
| | <p></p> |
| | Als uw gewenste organisatie niet in de lijst staat, moet u contact opnemen met uw Webberbeheerder. |
|
| |
|
| Er zijn de volgende velden:
| | ====Instelling als standaardgroep==== |
| Jaar Dit veld is al ingevuld.
| | U kunt een organisatie als standaard aanmerken.<br> |
| Periode Vul hier de gewenste periode in, bijvoorbeeld “4”.
| | Deze organisatie zal dan automatich verschijnen in de organisatieselectie wanneer u een nieuw boekingsformulier opent.<br> |
| Weken Klik op het icoon om een lijst van de weken van de periode te krijgen. Zodra u een
| | In de organisatieselectie pop-up selecteert u de standaardorganisatie door de box aan de rechterkant aan te vinken.<br> |
| week aanvinkt wordt het gelijk aan het formulier toegevoegd. Klik op het kruisje in de
| | In de figuur ziet u dat "GBH Buitenlandsezaken" de standaardorganisatie is geworden. |
| rechterbovenhoek om dit pop-up venster weer te sluiten. Vul eerst het jaar en de
| | <p></p> |
| periode in, voordat u de weken selecteert.
| | [[Bestand:83nlWebPlanboardReserveringsformulierOrganisatie5.PNG|450px|none]] |
| Aantal weken Vul het aantal weken in. Indien u minder weken invult dan u heeft geselecteerd bij
| | <p></p> |
| “weken”, geeft u Webber keuze in welke weken de activiteit gepland mag worden.
| | {{Lightbulb}}Klik op "wis de standaard" als u de standaardorganisatie niet meer als standaard wilt hebben. |
| Dagen Vul hier een dag van de week in. De notatie is “1” voor maandag, “2” voor dinsdag,
| |
| enzovoort.
| |
| Dagen p/w Aantal dagen per week. Vul minder dagen in dan de opgegeven dagen indien u keuze
| |
| aan Webber wilt geven.
| |
|
| |
|
| 1.2 Datum
| | ===Contactpersoon selecteren=== |
| | #Klik op het icoon bij het "Code contactpersoon"-veld aan de rechterkant.<br> |
| | #:In een apart venster verschijnt de lijst aanvragers die u kunt selecteren.<br> |
| | #Maak uw selectie door de door u gewenste organisatie aan de linkerkant aan te vinken. |
| | #Klik op Medewerker als de aanvrager een medewerker is of klik anders op Consument. |
| | #:De aanvragergegevens worden in het contactpersoon-veld toegevoegd.<br> |
| | #:U sluit het pop-up formulier door op het kruisje te klikken in de rechterbovenhoek. |
| | Als uw gewenste organisatie niet in de lijst staat, moet u contact opnemen met uw Webberbeheerder. |
| | In de figuur zie u dat "Bilbo Balings" de aanvrager is geworden. |
| | <p></p> |
| | [[Bestand:83nlWebPlanboardReserveringsformulierOrganisatie6.PNG|950px|none]] |
| | <p></p> |
| | {{lightbulb}}Door de contactpersoon (aanvrager) te selecteren is de Webber in staat het aantal aanvragen per individu bij te houden. De contactpersoon hoeft niet per se degene te zijn die ingepland wordt. |
|
| |
|
| Figuur 3-6: Datum
| | [[{{NAMESPACE}}:WebPlanboard reserveringsformulier dag en tijd selecteren|Volgende]] |
| De optie “datum” is standaard geselecteerd. U gebruikt deze optie om een specifieke datum in te
| |
| vullen. Standaard ziet u de datum van vandaag.
| |
| | |
| 1.3 Kalenderweken
| |
| | |
| Figuur 3-7: Kalenderweken
| |
| Hier ziet u alle kalenderweken van het jaar met hun begin- en einddata.U kiest de weekkalender
| |
| wanneer u een activiteit wilt boeken die gedurende meer dagen plaatsvindt, waarbij deze dagen
| |
| eventueel verspreid zijn over meer weken. Er zijn de volgende velden:
| |
| Er zijn de volgende velden:
| |
| Jaar Dit veld is al standaard ingevuld.
| |
| Weken Klik op het icoon om een lijst van de weken van de periode te krijgen. Zodra u een
| |
| week aanvinkt wordt het gelijk aan het formulier toegevoegd. Klik op het kruisje in de
| |
| rechterbovenhoek om dit pop-up venster weer te sluiten. U kunt één of meer weken
| |
| aanvinken.
| |
| Aantal weken Vul het aantal weken in. Indien u minder weken invult dan u heeft geselecteerd bij
| |
| “weken”, geeft u Webber keuze in welke weken de activiteit gepland mag worden.
| |
| Dagen U kunt één of meer dagen aanvinken.
| |
| Dagen p/w Aantal dagen per week. Vul minder dagen in dan de opgegeven dagen indien u keuze
| |
| aan Webber wilt geven.
| |
| 2 Kies de tijd
| |
| U heeft twee opties om de tijd van de activiteit aan te geven:
| |
| 2.1 Werktijden
| |
| U vult in op welk college-uur de activiteit begint en hoeveel college-uren de activiteit duurt.
| |
| | |
| Figuur 3-8: Werktijden
| |
| | |
| 2.2 Kloktijden
| |
| U vult kloktijden in. Bijvoorbeeld vanaf “13:00” tot en met “15:00”.
| |
| | |
| Figuur 3-9: Kloktijden
| |
| | |
| ===Medewerker selecteren===
| |
| | |
| Figuur 3-10: Docent
| |
| | |
| • Kies de docent. U selecteert een docent door op het icoon bij Personen bij Docenten te
| |
| klikken. In een apart venster verschijnt de lijst met de docenten, die u kunt selecteren.
| |
| Wanneer u een docent aanvinkt, wordt deze docent gelijk aan het formulier toegevoegd. U
| |
| sluit het pop-up formulier door op het kruisje te klikken in de rechterbovenhoek.
| |
| U kunt kiezen uit selectie op basis van:
| |
| o Functies/rollen
| |
| Indien u niet een specifieke docent wilt boeken, dan selecteert u één of meer
| |
| functies/rollen. De Webber kiest dan een docent van het gekozen type dat nog vrij is
| |
| op het gewenste tijdstip.
| |
| o Personen
| |
| De lijst bevat de naam en de afkorting van de docenten. U ziet alleen die docenten,
| |
| die ook in uw docentenselectie staan.
| |
| • Pas eventueel het aantal docenten aan
| |
| U kunt in één reservering meer docenten tegelijkertijd reserveren.
| |
| Automatisch vult de Webber hier het aantal docenten en/of functies/rollen in dat u bij het veld
| |
| “Docenten” had geselecteerd. U kunt dit aantal veranderen.
| |
| U kunt bijvoorbeeld indifferent zijn welke van de drie beschikbare docenten een college geeft.
| |
| In dit geval verandert u de waarde in dit veld van “3” naar “1”. De Webber zal dan een van de
| |
| drie docenten kiezen die beschikbaar is op het gewenste tijdstip.
| |
| | |
| ===Consument selecteren===
| |
| | |
| Figuur 3-11: Student
| |
| | |
| • Kies de student(en).
| |
| U selecteert een student door op het icoon bij Personen onder Studenten te klikken. In
| |
| een apart venster verschijnt de lijst met de studenten, die u kunt selecteren. Wanneer u iets
| |
| aanvinkt, wordt het gelijk aan het formulier toegevoegd. U sluit het pop-up formulier door op
| |
| het kruisje te klikken in de rechterbovenhoek.
| |
| U ziet alleen die studenten, die ook in uw studentenselectie staan.
| |
| | |
| ===Apparaat of apparaattype selecteren===
| |
| | |
| Figuur 3-12: Apparaat
| |
| Selecteer eventueel een apparaat of apparaat-type. Met een “apparaat” wordt een hulpmiddel voor
| |
| tijdens een evenement (als een college) bedoeld, zoals een beamer.
| |
| U selecteert een apparaat door op het icoon bij Apparaten te klikken. In een apart venster
| |
| verschijnt de lijst apparaten en apparaat-types die u kunt selecteren. Wanneer u iets aanvinkt,
| |
| wordt het gelijk aan het formulier toegevoegd. U sluit het pop-up formulier door op het kruisje
| |
| te klikken in de rechterbovenhoek.
| |
| U kunt kiezen uit een selectie op basis van:
| |
| o Apparaat-type
| |
| Indien u niet een specifiek apparaat wilt boeken, dan selecteert u één of meer
| |
| apparaat-soorten. De Webber kiest dan een apparaat van het gekozen type dat nog
| |
| vrij is op het gewenste tijdstip.
| |
| o Apparaten
| |
| In deze lijst vindt u specifieke apparaten.
| |
| Indien u zowel apparaten als apparaat-soorten voor een reservering selecteert, dan
| |
| probeert de Webber eerst de specifiek opgegeven apparaten te boeken. Indien geen
| |
| van de specifieke apparaten vrij zijn, dan zoekt de Webber naar een ander apparaat
| |
| van het opgegeven apparaat-type.
| |
| • Pas eventueel het aantal apparaten aan.
| |
| U kunt in één reservering meer apparaten tegelijkertijd reserveren.
| |
| Automatisch vult de Webber hier het aantal apparaten en/of apparaat-typen in dat u bij het
| |
| veld “Apparaten” had geselecteerd. U kunt dit aantal veranderen.
| |
| | |
| ===Groep selecteren===
| |
| | |
| Figuur 3-13: Groep
| |
| Via deze optie kunt u groepen inroosteren. U kunt ook individuen (zoals studenten) apart
| |
| | |
| selecteren; zie “4.7 Student(en) selecteren”.
| |
| • Kies eventueel de groep
| |
| U selecteert een groep door op het icoon bij “Groepen” te klikken. In een apart venster verschijnt
| |
| de lijst met de groepen die u kunt selecteren. Wanneer u iets aanvinkt, dan voegt u het gelijk aan het
| |
| formulier toe. U sluit het pop-up formulier door op het kruisje te klikken in de rechterbovenhoek.
| |
| | |
| ===Conflicten negeren===
| |
| | |
| Indien u twee activiteiten voor een persoon, apparaat, ruimte of groep tegelijkertijd boekt, leidt dit tot
| |
| een conflict. Uw reserveringsverzoek zal niet gehonoreerd worden.
| |
| Het is soms mogelijk dat u toch meerdere activiteiten tegelijkertijd voor een persoon, apparaat, ruimte
| |
| of groep wilt boeken. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer u meerdere keuzevakken
| |
| tegelijkertijd voor een groep studenten wilt invoeren en u zelf aan de studenten de verdeling van de
| |
| personen over de keuzevakken wilt doorgeven.
| |
| Hier kunt u expliciet weergeven dat u bewust twee activiteiten voor bijvoorbeeld één persoon wilt
| |
| boeken. U vinkt aan welke soort conflicten genegeerd mogen worden.
| |
| | |
| Figuur 3-14: Negeer conflicten
| |
| Let op! Wanneer u iets hier aanvinkt worden conflicten genegeerd. Dit kan tot dubbelboekingen leiden.
| |
| Gebruik deze optie alleen als u zeker weet dat de conflicten genegeerd mogen worden.
| |
| | |
| ===Voltooien reservering===
| |
| | |
| Als u de benodigde velden heeft ingevuld, kunt u de boeking definitief maken. Klik op de knop “Boek”.
| |
| | |
| Figuur 3-15: Boek
| |
| | |
| In het veld “Resultaat” in "Status van de reservering"-gedeelte van het reserveringsformulier ziet u het
| |
| resultaat van uw reservering.
| |
| | |
| Figuur 3-16: Status reservering
| |
| | |
| De volgende resultaten zijn mogelijk:
| |
| Geboekt De status van de reservering verandert in 'Geboekt' en u ziet in het “Ruimte(n)”-veld
| |
| de geboekte ruimten ingevuld. Daarnaast ziet u in een apart venster een lijst waarin
| |
| uw reservering te vinden is.
| |
| Als u de reservering aanvinkt en op “Exporteer naar PDF” te klikt, genereert u uw
| |
| rooster in een formaat dat u vervolgens kunt printen.
| |
| Incorrect Indien u een fout heeft gemaakt, bijvoorbeeld een foute periode heeft ingevoerd, dan
| |
| wijzigt de Status van de reservering naar 'Incorrect'. Bij het veld “Webbermelding” kunt
| |
| u lezen hoe u de reservering kunt voltooien.
| |
| Conflicterend Indien uw reserveringswens conflicteert met een andere reservering, dan verandert de
| |
| status van de reservering naar “Conflicterend”.
| |
| Bij "Webbermelding" in het reserveringsformulier ziet u waarom er een conflict is.
| |
| In het veld 'Conflicten' van het reserveringsformulier ziet u per uur met welke
| |
| conflicten uw reservering conflicteert. U bekijkt deze reserveringen door op “Bekijk” te
| |
| klikken. U kunt dan uw reserveringswensen zo aanpassen dat de conflicten opgelost
| |
| worden.
| |
| In hoofdstuk 5 wordt beschreven hoe u deze conflicten kunt oplossen.
| |
| | |
| ===Een nieuwe reservering maken===
| |
| | |
| Nadat u een reservering geboekt heeft, kunt u een volgende reservering invoeren door op de knop
| |
| “Nieuw” onderaan het reserveringsformulier te klikken. U krijgt dan een nieuw leeg
| |
| reserveringsformulier.
| |
| U heeft ook de mogelijkheid uw reservering te kopiëren. U klikt dan op de knop “Kopieer” onderaan
| |
| het reserveringsformulier. U krijgt dan een reserveringsformulier met de gegevens van uw vorige
| |
| reservering. U kunt deze aanpassen en dan weer op “Boek” klikken.
| |
| | |
| Figuur 3-17: De “Kopieer” en “Nieuw” knop
| |
| | |
| | |
| [[{{NAMESPACE}}:WebPlanboard Conflicten oplossen|Volgende]] | |
|
| |
|
|
| |
|
| ''Onderdeel van WebPlanboard'' | | ''Onderdeel van WebPlanboard'' |
Tip: Klik op het kruisje als u de organisatie uit de selectie wilt halen.
