Dag en tijd selecteren
1. Kies de dag(en) U kunt met Webber aanvragen doen in de lopende periode of komende periode. U kunt op drie manieren de dag(en) en tijd bepalen: via “werkweken”, via “datum” en via “kalenderweken”. 1.1 Werkweken De optie “werkweken” is gebaseerd op de academische kalender, met bijvoorbeeld periodes of semesterweken (afhankelijk van uw instellingen). Deze optie is handig als u hetzelfde weekrooster voor een bepaald aantal weken wilt plannen.
Figuur 3-5: Werkweken
Er zijn de volgende velden: Jaar Dit veld is al ingevuld. Periode Vul hier de gewenste periode in, bijvoorbeeld “4”. Weken Klik op het icoon om een lijst van de weken van de periode te krijgen. Zodra u een week aanvinkt wordt het gelijk aan het formulier toegevoegd. Klik op het kruisje in de rechterbovenhoek om dit pop-up venster weer te sluiten. Vul eerst het jaar en de periode in, voordat u de weken selecteert. Aantal weken Vul het aantal weken in. Indien u minder weken invult dan u heeft geselecteerd bij “weken”, geeft u Webber keuze in welke weken de activiteit gepland mag worden. Dagen Vul hier een dag van de week in. De notatie is “1” voor maandag, “2” voor dinsdag, enzovoort. Dagen p/w Aantal dagen per week. Vul minder dagen in dan de opgegeven dagen indien u keuze aan Webber wilt geven.
1.2 Datum
Figuur 3-6: Datum De optie “datum” is standaard geselecteerd. U gebruikt deze optie om een specifieke datum in te vullen. Standaard ziet u de datum van vandaag.
1.3 Kalenderweken
Figuur 3-7: Kalenderweken Hier ziet u alle kalenderweken van het jaar met hun begin- en einddata.U kiest de weekkalender wanneer u een activiteit wilt boeken die gedurende meer dagen plaatsvindt, waarbij deze dagen eventueel verspreid zijn over meer weken. Er zijn de volgende velden: Er zijn de volgende velden: Jaar Dit veld is al standaard ingevuld. Weken Klik op het icoon om een lijst van de weken van de periode te krijgen. Zodra u een week aanvinkt wordt het gelijk aan het formulier toegevoegd. Klik op het kruisje in de rechterbovenhoek om dit pop-up venster weer te sluiten. U kunt één of meer weken aanvinken. Aantal weken Vul het aantal weken in. Indien u minder weken invult dan u heeft geselecteerd bij “weken”, geeft u Webber keuze in welke weken de activiteit gepland mag worden. Dagen U kunt één of meer dagen aanvinken. Dagen p/w Aantal dagen per week. Vul minder dagen in dan de opgegeven dagen indien u keuze aan Webber wilt geven. 2 Kies de tijd U heeft twee opties om de tijd van de activiteit aan te geven: 2.1 Werktijden U vult in op welk college-uur de activiteit begint en hoeveel college-uren de activiteit duurt.
Figuur 3-8: Werktijden
2.2 Kloktijden U vult kloktijden in. Bijvoorbeeld vanaf “13:00” tot en met “15:00”.
Figuur 3-9: Kloktijden
Onderdeel van WebPlanboard
Medewerker selecteren
Figuur 3-10: Docent
• Kies de docent. U selecteert een docent door op het icoon bij Personen bij Docenten te klikken. In een apart venster verschijnt de lijst met de docenten, die u kunt selecteren. Wanneer u een docent aanvinkt, wordt deze docent gelijk aan het formulier toegevoegd. U sluit het pop-up formulier door op het kruisje te klikken in de rechterbovenhoek. U kunt kiezen uit selectie op basis van: o Functies/rollen Indien u niet een specifieke docent wilt boeken, dan selecteert u één of meer functies/rollen. De Webber kiest dan een docent van het gekozen type dat nog vrij is op het gewenste tijdstip. o Personen De lijst bevat de naam en de afkorting van de docenten. U ziet alleen die docenten, die ook in uw docentenselectie staan. • Pas eventueel het aantal docenten aan U kunt in één reservering meer docenten tegelijkertijd reserveren. Automatisch vult de Webber hier het aantal docenten en/of functies/rollen in dat u bij het veld “Docenten” had geselecteerd. U kunt dit aantal veranderen. U kunt bijvoorbeeld indifferent zijn welke van de drie beschikbare docenten een college geeft. In dit geval verandert u de waarde in dit veld van “3” naar “1”. De Webber zal dan een van de drie docenten kiezen die beschikbaar is op het gewenste tijdstip.
Consument selecteren
Figuur 3-11: Student
• Kies de student(en). U selecteert een student door op het icoon bij Personen onder Studenten te klikken. In een apart venster verschijnt de lijst met de studenten, die u kunt selecteren. Wanneer u iets aanvinkt, wordt het gelijk aan het formulier toegevoegd. U sluit het pop-up formulier door op het kruisje te klikken in de rechterbovenhoek. U ziet alleen die studenten, die ook in uw studentenselectie staan.
Apparaat of apparaattype selecteren
Figuur 3-12: Apparaat Selecteer eventueel een apparaat of apparaat-type. Met een “apparaat” wordt een hulpmiddel voor tijdens een evenement (als een college) bedoeld, zoals een beamer. U selecteert een apparaat door op het icoon bij Apparaten te klikken. In een apart venster verschijnt de lijst apparaten en apparaat-types die u kunt selecteren. Wanneer u iets aanvinkt, wordt het gelijk aan het formulier toegevoegd. U sluit het pop-up formulier door op het kruisje te klikken in de rechterbovenhoek. U kunt kiezen uit een selectie op basis van: o Apparaat-type Indien u niet een specifiek apparaat wilt boeken, dan selecteert u één of meer apparaat-soorten. De Webber kiest dan een apparaat van het gekozen type dat nog vrij is op het gewenste tijdstip. o Apparaten In deze lijst vindt u specifieke apparaten. Indien u zowel apparaten als apparaat-soorten voor een reservering selecteert, dan probeert de Webber eerst de specifiek opgegeven apparaten te boeken. Indien geen van de specifieke apparaten vrij zijn, dan zoekt de Webber naar een ander apparaat van het opgegeven apparaat-type. • Pas eventueel het aantal apparaten aan. U kunt in één reservering meer apparaten tegelijkertijd reserveren. Automatisch vult de Webber hier het aantal apparaten en/of apparaat-typen in dat u bij het veld “Apparaten” had geselecteerd. U kunt dit aantal veranderen.
Groep selecteren
Figuur 3-13: Groep Via deze optie kunt u groepen inroosteren. U kunt ook individuen (zoals studenten) apart
selecteren; zie “4.7 Student(en) selecteren”. • Kies eventueel de groep U selecteert een groep door op het icoon bij “Groepen” te klikken. In een apart venster verschijnt de lijst met de groepen die u kunt selecteren. Wanneer u iets aanvinkt, dan voegt u het gelijk aan het formulier toe. U sluit het pop-up formulier door op het kruisje te klikken in de rechterbovenhoek.
Conflicten negeren
Indien u twee activiteiten voor een persoon, apparaat, ruimte of groep tegelijkertijd boekt, leidt dit tot een conflict. Uw reserveringsverzoek zal niet gehonoreerd worden. Het is soms mogelijk dat u toch meerdere activiteiten tegelijkertijd voor een persoon, apparaat, ruimte of groep wilt boeken. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer u meerdere keuzevakken tegelijkertijd voor een groep studenten wilt invoeren en u zelf aan de studenten de verdeling van de personen over de keuzevakken wilt doorgeven. Hier kunt u expliciet weergeven dat u bewust twee activiteiten voor bijvoorbeeld één persoon wilt boeken. U vinkt aan welke soort conflicten genegeerd mogen worden.
Figuur 3-14: Negeer conflicten Let op! Wanneer u iets hier aanvinkt worden conflicten genegeerd. Dit kan tot dubbelboekingen leiden. Gebruik deze optie alleen als u zeker weet dat de conflicten genegeerd mogen worden.
Voltooien reservering
Als u de benodigde velden heeft ingevuld, kunt u de boeking definitief maken. Klik op de knop “Boek”.
Figuur 3-15: Boek
In het veld “Resultaat” in "Status van de reservering"-gedeelte van het reserveringsformulier ziet u het resultaat van uw reservering.
Figuur 3-16: Status reservering
De volgende resultaten zijn mogelijk: Geboekt De status van de reservering verandert in 'Geboekt' en u ziet in het “Ruimte(n)”-veld de geboekte ruimten ingevuld. Daarnaast ziet u in een apart venster een lijst waarin uw reservering te vinden is. Als u de reservering aanvinkt en op “Exporteer naar PDF” te klikt, genereert u uw rooster in een formaat dat u vervolgens kunt printen. Incorrect Indien u een fout heeft gemaakt, bijvoorbeeld een foute periode heeft ingevoerd, dan wijzigt de Status van de reservering naar 'Incorrect'. Bij het veld “Webbermelding” kunt u lezen hoe u de reservering kunt voltooien. Conflicterend Indien uw reserveringswens conflicteert met een andere reservering, dan verandert de status van de reservering naar “Conflicterend”. Bij "Webbermelding" in het reserveringsformulier ziet u waarom er een conflict is. In het veld 'Conflicten' van het reserveringsformulier ziet u per uur met welke conflicten uw reservering conflicteert. U bekijkt deze reserveringen door op “Bekijk” te klikken. U kunt dan uw reserveringswensen zo aanpassen dat de conflicten opgelost worden. In hoofdstuk 5 wordt beschreven hoe u deze conflicten kunt oplossen.
Een nieuwe reservering maken
Nadat u een reservering geboekt heeft, kunt u een volgende reservering invoeren door op de knop “Nieuw” onderaan het reserveringsformulier te klikken. U krijgt dan een nieuw leeg reserveringsformulier. U heeft ook de mogelijkheid uw reservering te kopiëren. U klikt dan op de knop “Kopieer” onderaan het reserveringsformulier. U krijgt dan een reserveringsformulier met de gegevens van uw vorige reservering. U kunt deze aanpassen en dan weer op “Boek” klikken.
Figuur 3-17: De “Kopieer” en “Nieuw” knop
Onderdeel van WebPlanboard
