8.9nl:WebPlanboard reserveringsformulier ruimte of ruimtetype selecteren

Ruimte of ruimtetype selecteren

In het kader Ruimte vindt u velden waar u informatie over ruimtes en ruimtetypes kunt invoeren en, als de boeking uitgevoerd is, ook terugzien.
Een ruimtetype is een verzameling van ruimtes die min of meer aan elkaar gelijk zijn.
Als u een ruimtetype invoert, kiest de Webber een ruimte van het gekozen type dat nog vrij is op het gewenste tijdstip.

Ruimtesveld

U kunt alleen ruimtes uit een reeds bestaande lijst van ruimtes invoeren.
U kunt op 2 manieren een ruimte selecteren: Intypen direct in het Ruimtes-veld en selecteren van een ruimte uit een lijst.

Intypen direct in het Ruimtes-veld

Typ de beginletter(s) van de ruimte.

Er verschijnt nu een lijst van ruimtes waaruit gekozen kan worden (een dropdown-lijst).

Een voorbeeld van een ruimte is Overleg.

Tip: De Webber is hoofdlettergevoelig.
Selecteer uw gewenste ruimtes.
Druk op de Enter toets.
Uw geselecteerde ruimtes verschijnen bovenaan het Ruimtes-veld.

In de figuur ziet u dat Rivendel is geselecteerd.

Tip: Klik op het kruisje als u de ruimte uit de selectie weg wilt halen.

Dit veld is standaard niet verplicht maar kan wel als zodanig ingesteld worden.

Selecteren van een ruimte uit een lijst

Klik op het icoon bij Ruimte aan de rechterkant.

In een apart venster verschijnt de lijst ruimtes en ruimtetypes die u kunt selecteren.
Selecteer bovenaan de Ruimtenlijst.
De lijst van ruimtes verschijnt onderaan.
Maak uw selectie door de door u gewenste ruimtes aan de linkerkant aan te vinken.
Deze worden bovenaan het Ruimtes-veld toegevoegd.

U sluit het pop-up formulier door op het kruisje te klikken in de rechterbovenhoek.

Selecteren van een ruimtetype uit een lijst

Klik op het icoon bij Ruimte aan de rechterkant.

In een apart venster verschijnt de lijst ruimtes en ruimtetypes die u kunt selecteren.
Selecteer bovenaan de Ruimtetypenlijst.
De lijst van ruimtetypes verschijnt onderaan.
Maak uw selectie door de door u gewenste ruimtetypes aan de linkerkant aan te vinken.
Deze worden bovenaan het Ruimtes-veld toegevoegd.

In de figuur zie u dat het ruimtetype "De Vesting" is geselecteerd.

Tip: U ziet alleen de ruimtes die in uw ruimteselectie staan.

Als uw gewenste ruimte niet in de lijst staat, kunt u m.b.v. de handeling

ruimteselectie #:uitbreiden deze ruimte alsnog toevoegen aan uw selectielijst.

Tip: U kunt zowel ruimtes als ruimtetypes selecteren. Bijvoorbeeld: u wilt een specifieke ruimte boeken, maar u bent niet zeker of deze

nog vrij is, dan kunt u ook het ruimtetype van deze ruimte aangeven. Dan gaat het systeem eerst uw eerste keuze

proberen te boeken, en pas als dat niet lukt gaat het systeem een andere ruimte van dezelfde ruimtetype soort boeken.

Tip: Het kan zijn dat een ruimte niet bij een door u gewenst ruimtetype hoort.

Het typeren van ruimtes wordt door uw planningbeheerder in het Ruimtebeheer geregeld.

Instelling als standaardruimte

U kunt een ruimte als standaard aanmerken.
Deze ruimte zal dan automatisch verschijnen in de ruimteselectie wanneer u een nieuw boekingsformulier opent.

In de ruimteselectie pop-up selecteert u de standaardruimte door de box aan de rechterkant aan te vinken.

In de figuur zie u dat Rivendel de standaardruimte is geworden.

Tip: Klik op "wis de standaard" als u de standaardruimte niet meer als standaard wilt hebben.

"Verwacht aantal personen"-veld

Hiermee kunt u het aantal te verwachten personen invullen.
Dit veld is belangrijk als de capaciteiten van de ruimtes in het systeem ingevoerd zijn en u heeft een ruimtetype in het ruimtesveld ingevoerd.
Het systeem zoekt dan een ruimtetype voor u uit dat zo goed mogelijk bij het aangegeven aantal personen past.
Dit veld is niet verplicht.
In de figuur ziet u dat men een ruimte van type "De vesting" wil boeken en dat het aantal te verwachten personen 50 is.

Tip: Indien u maar één specifieke ruimte heeft geselecteerd, hoeft u het verwachte aantal personen niet in te vullen.

"Aantal ruimtes"-veld

Dit is een veplicht veld. Hiermee kunt u het aantal benodigde ruimtes aangeven.
Deze waarde is nodig als u meerdere ruimtes heeft ingevoerd.

Het aantal ruimtes is gelijk aan het aantal geselecteerde ruimtes

In de figuur ziet u dat de ruimtes Rivendel en "Toren v/d Ondergaande Zon" zijn ingevoerd en dat het aantal benodigde ruimtes 2 is.
Dit betekent dat het systeem beide ruimtes moet boeken.

Het aantal ruimtes is minder dan het aantal geselecteerde ruimtes

In de figuur onderdaan ziet u dat de ruimtes Rivendel en "Toren v/d Ondergaande Zon" zijn ingevoerd en dat het aantal benodigde ruimtes nu maar 1 is.
Dit betekent dat het systeem de vrijheid heeft om te kiezen tussen Rivendel en "Toren v/d Ondergaande Zon".
Het systeem zal wel eerst proberen Rivendel te boeken en pas als dat niet kan zal het systeem "Toren v/d Ondergaande Zon" proberen te boeken.

Een ruimtetype is geselecteerd

In de figuur onderdaan ziet u dat het ruimtetype "De veste" is ingevoerd en het aantal ruimten 1 is.
Er zijn meerdere ruimtetypes van type "De Veste", Rivendel en "Toren v/d Ondergaande Zon", bijvoorbeeld.
Dit betekent dat het systeem de vrijheid heeft om te kiezen tussen Rivendel en "Toren v/d Ondergaande Zon".
Het systeem is vrij te kiezen welke van deze twee het meest geschikt is om te boeken.

Meerdere ruimtes of ruimtetypes zijn geselecteerd

Als u meerdere ruimtes of ruimtetypes heeft geselecteerd kunt u ook aangeven dat u verschillende aantallen per type ruimte wilt boeken.
In de figuur zijn de ruimtetypes "De slaapkamer" en "De woonkamer" ingevoerd, en het "Aantal ruimtes" veld is "2 1".
Dit betekent dat men 2 slaapkamers wil boeken en 1 woonkamer.

Tip: Als men "3" invoert i.p.v. "2 1" dan is men niet zeker dat het leidt tot hezelfde resultaat, want het systeem mag dan ook 3 slaapkamers selecteren en geen woonkamer.

"Specificeer per ruimte"-veld

Hiermee kunt u snel aangeven dat u van elke ingevoerde ruimte of ruimtetype er 1 wilt boeken.
Stel dat men wil 1 slaapkamer en 1 woonkamer boeken.
In de figuur zijn de ruimtetypes "De slaapkamer" en "De woonkamer" ingevoerd.

Voer in het "Aantal-ruimtes"-veld het getal 2 in.

Dit geeft aan dat men wil totaal 2 ruimtes boeken.
Vink "Specificieer per ruimte" aan.
De webber verandert het "Aantal ruimtes"-veld van "2" in "1 1".

In het geval dat men veel ruimtetypes ingevoerd heeft is dit sneller.

Topruimte en subruimtes

U kunt een subruimte van een topruimte boeken.
De aanduiding van de subruimte is de topruimte code gevolgd door de subruimte code.
In de figuur ziet u dat Rivendel heeft 2 subruimtes: Ambassadeurszaal met capaciteit 10 personen en Ridderzaal met capaciteit 100 personen en dat men heeft de Ambassadeurszaal geselecteerd.

Het voordeel van het boeken van een subruimte is dat men kan verschillende activiteiten in een ruimte tegelijkertijd plannen zonder dat het tot conflicten leidt.
In de figuur ziet u dat de Ambassadeurs- en Ridderszaal op hetzelfde moment geroosterd zijn.

Het blijft altijd mogelijk om de topruimte de selecteren en boeken.
Dat betekent dat beide subruimtes tegelijkertijd worden benut voor dezelfde activiteit.
In de figuur ziet u dat men de topruimte Rivendel tussen 09:00 en 10:00 geboekt heeft.

Volgende

Onderdeel van WebPlanboard