Dienstrooster
Voorbereiding
Ter voorbereiding moeten bepaalde instellingen in orde zijn.
- Selecteer de "Mijn selectie"-tab en een onderdeel-tab. Als voorbeeld is in de figuur de onderdeel-tab Activiteit geselecteerd.
- Vink de middelen aan die u in het overzicht wilt zien, bijvoorbeeld de activiteiten Overleg en Slag.
- Stel de juiste datum in.
- Stel de juiste Weergaveopties in.
- Stel de juiste Filter boekingen in.
- Stel de juiste dagen in.
- Stel de juiste weken in.
- Klik op de Dienstenoverzicht-knop en het overzicht-scherm verschijnt.
- In het overzicht ziet u de activiteiten die u geselecteerd hebt en geboekt zijn op een van de getoonde dagen.
- U ziet de roosters per activiteit onder elkaar weergegeven.
- In de figuur ziet u twee ploegendiensten: dagdeel1-dienst (lichter) en dagdeel2-dienst (donkerder).
- In de figuur ziet u dat de boeking "Riddersoverleg" op dinsdag is en valt op dagdeel2.
- In de figuur ziet u dat de boeking "Overleg over het lot van de Ring" plaatsvindt in Rivendel op maandag en beide dagdelen spant.
- In de figuur ziet u dat de boeking "Slag om Rohan" plaatsvindt op dinsdag en op dagdeel2 valt.
Let op: Boekingen die alleen een deel van een dienstperiode spannen, verschijnen altijd als een boeking over de hele dienstperiode.
Tip: Wilt u alsnog de exacte aanvangs- en eindtijd van de boekinging weten, zorg dan dat het veld 'Kalender weergave tijd' in Weergaveopties aangevinkt is.
Tip: Als u niet alle informatie van een boeking kunt zien, dan kunt u de aanwijzer op de boeking plaatsen en dan verschijnt er een popup met deze informatie.
Vorige week, Volgende week en Huidige week
M.b.v. deze knoppen kunt u het roosteroverzicht van de vorige (linkerknop), volgende (rechterknop) of huidige (middelste knop) week bekijken.
Tip: Soms moet u even wachten totdat de roosters in het overzicht verschijnen.
Vorige dag, Volgende dag en Huidige dag
M.b.v. deze knoppen kunt u het roosteroverzicht van de vorige (linkerknop), volgende (rechterknop) of huidige (middelste knop) dag bekijken.
Tip: Soms moet u even wachten totdat de roosters in het overzicht verschijnen.
Ga naar datum
- M.b.v. deze knop kunt u naar een datum naar keuze springen in het roosteroverzicht.
- Klik op het datum veld om direct een andere datum in te voeren of ...
- Klik op de rechte knop om een kalender te openen.
Inschrijven en uitschrijven
- U kunt zich inschrijven voor bepaalde boekingen.
- Tip: U weet dat u zich voor een boeking kunt inschrijven door de muis-cursor in de roosterweergave op de gewenste boeking te plaatsen.
- Als zich u mag inschrijven en er nog voldoende plaats is, verschijnt er een ballon met de tekst 'schrijf mij in'.
- U kunt zich uitschrijven als er een ballon verschijnt met de tekst 'schrijf mij uit'.
- In deze figuur ziet u dat de optie 'Schrijf mij in' verschijnt boven boeking 'Bezoek'.
850
Overzicht van meerdere soorten middelen
U kunt meerdere soorten middelen in een Dienstenoverzicht zien. In de figuur zijn de Activiteiten Overleg en Slag en de Medewerkers Frodo en Gandalf geselecteerd.
Tip: U kunt dit bereiken door de middelen die u wilt zien in meerdere middel onderdeeltabs van tab "Mijn selectie" aan te vinken.
HTML afdruk
- Klik op de HTML knop om een overzicht in html-formaat uit te printen.
- Vervolgens opent de browser een standaardvenster waarmee u het overzicht kunt printen.
- Tip: De manier waarop dit precies gebeurt hangt af van de soort browser en van de browserinstellingen van uw computer.
- Tip: Het HTML overzicht toont alle door u geselecteerde weergaveopties. Wilt u een kortere roosterafdruk dan kunt u het aantal weergaveopties beperken.
- Tip: Meestal krijgt u m.b.v. de PDF-knop een hogere kwaliteit roosterafdruk.
PDF afdruk
- Klik op de "PDF"-knop om een overzicht in PDF formaat uit te printen.
- Vervolgens opent de browser een venster waarin u het overzicht kunt printen of opslaan.
- Tip: De manier waarop dit precies gebeurt hangt af van de soort browser en van de browserinstellingen van uw computer.
Meer opties
De "Meer opties"-knop opent een scherm met 3 onderdelen.
- Weergaveopties: hiermee kunt u aangeven welke items u in een boeking wilt zien.
- Filter boekingen: hiermee kunt u instellen welke soort boekingen u wilt zien in uw roosterweergave.
- Exporteer overzicht: hiermee kunt u het roosteroverzicht exporteren en "feeds" en roosteroverzichtlinks maken.
Met de "Verberg opties"-knop kunt u deze onderelen weer verbergen.
Weergaveopties
In Weergaveopties wordt uitgelegd hoe u kunt instellen welke gegevens u wilt zien in uw roosterweergave.
U kunt dit ook direct in het overzicht doen m.b.v. een bepaalde gegeven aan of uit te vinken.
In de figuur rechtsboven ziet u welke soort gegevens u kunt aan- of uitvinken. Wijzigingstijd, en Boeker zijn aangevinkt en Soort boeking is uitgevinkt.
Filter boekingen
U kunt instellen welke soort boekingen u wilt zien in uw roosterweergave.
De Filterboekingen-knop opent een menu met de volgende opties:
- Toon geroosterde normale boekingen
- Dit zijn de standaard boekingen.
- Toon geroosterde beschikbaarheidsboekingen
- Dit zijn boekingen die bedoeld zijn om beperkingen op te leggen.
- Bijvoorbeeld een boeking van soort "Niet beschikbaarheid ruimte" betekent dat deze ruimte tussen de aangegeven tijden niet in gebruik genomen mag worden.
- Toon geannuleerde boekingen
- Geannuleerde boekingen spelen geen rol meer in het rooster maar kunnen zichtbaar gemaakt worden ter informatie.
- Toon genegeerde boekingen
- Genegeerde boekingen spelen geen rol meer in het rooster maar kunnen zichtbaar gemaakt worden ter informatie.
- Toon mijn boekingen
- Bij het maken van een boeking houdt het systeem de boeker bij.
- Indien aangevinkt, worden alleen de door u gemaakte boekingen zichtbaar gemaakt.
- Toon alleen recent gewijzigde boekingen
- Alleen de recent gewijzigde boekingen worden zichtbaar gemaakt.
- Recent gewijzigde boekingen hebben een icoon in de vorm van een geel driehoek.
- In het voorbeeld worden alleen de recent gewijzigde geroosterde normale boeking getoond.
- Toon conflicterende boekingen
- Hiermee kunt u boekingen geroosterd met conflict (on)zichtbaar maken in het roosteroverzicht.
- In de figuur onderaan ziet u dat de checkbox "Toon conflicterende boekingen" in "Filter boekingen" van "Meer opties" in het Kalenderrooster aangevinkt is.
- Conflicterende boekingen hebben een icoon in de vorm van een rode cirkel.
- In het voorbeeld worden twee conflicterende boekingen (Bezoek 2 en Bezoek 3) getoond.
- Let op: Indien u de optie "Toon conflicterende boekingen" uitvinkt dan kunt u een deel van uw rooster missen want deze boekingen zijn wel geroosterd!
Let op: Het kan zijn dat u geen "Filter boekingen"-knop ziet of enkele filtercriteria ontbreken.
Dit is afhankelijk van de configuratie bij uw organisatie.
Meer uitleg vindt u in Filter boekingen.
Icoon status en soort boeking
Een status icoon verschijnt rechtsboven in de boeking.
Deze icoon heeft de vorm van een circle en de kleur duidt de status van de boeking aan.
In de figuur onderaan ziet u de volgende iconen:
- groen - status: geboekt, soort: nomale boeking
- zwart - status: geannuleerd, soort: normale of niet beschikbaar
- licht grijs - status: genegeerd, soort: normale or niet beschikbaar
- paars - status geboekt, soort: niet beschikbaar
- rood - status geboekt, soort: normale or niet beschikbaar, conflicterend in: ruimte en/of medewerker en/of apparaat en/of groep en/of vakantie
Let op: het kan zijn dat u geen status icoon ziet. Dit is afhankelijk van de configuratie bij uw organisatie.
Let op: De icoon wordt niet getoond indien alleen één soort booking wordt geselecteerd.
Tip: plaats de muis boven de icoon en een tooltip zal verschijnen. In de figuur ziet u een tooltip met de text:
Status: Genegeerd
Soort boeking: Nomale boeking
Gewijzigde boekingsicoon
Een gewijzigde-boeking icoon verschijnt rechtsboven in de boeking.
Deze icoon heeft de vorm van een geel driehoek.
In de figuur onderaan ziet u een gewijzigde-booking icoon:
Tip: plaats de muis boven de icoon en een tooltip zal verschijnen met de text: "Recent gewijzigd"
Let op: het kan zijn dat u ziet dat een boeking gewijzigd is maar geen verschil in het rooster merkt. Bepaalde wijzigingen zijn administratief en oorzaken geen zichtbare wijziging in uw rooster.
Tip: Standaard krijgt een boeking de status gewijzigd indien:
Let op: Het kan zijn dat andere instellingen gelden voor uw organisatie.
Exporteer overzicht
U kunt onderstaande 2 knoppen gebruiken om een link naar het overzicht of het overzicht zelf exporteren naar een programma in diverse formaten:
- Maak iCal link: een link of export in iCal-formaat, bijvoorbeeld voor Outlook of Google Calendar.
- Maak overzicht link: een link naar dit Dienstenoverzicht maken.
Maak iCal link
- U exporteert een link van dit overzicht. Deze link produceert een iCal-feed geschikt voor digitale agenda's als Outlook.
- Elke keer dat men de link gebruikt wordt het overzicht opnieuw door de Webber gegenereerd met het voordeel dat de roostergegevens altijd actueel :zijn.
- D.m.v. het veld "Aantal dagen" kunt u bepalen hoeveel dagen vooruit u in het roosteroverzicht wilt hebben.
- De roosters zullen standaard altijd vanaf de huidige dag beginnen.
- Een venster verschijnt met daarin de gemaakte link. U kunt deze link kopiëren of direct importeren in uw agenda programma.
- Tip: Door de "Begindatum is de datum bovenaan dit overzicht"-box aan te vinken kunt u het rooster genereren vanaf de getoonde startdatum.
- Tip: U kunt de door u gemaakte link terugvinden in tab 'Mijn configuratie' subtab 'Mijn PermaLinks'.
- Tip: Gebruik 'Verwijder permalink' om deze link te verwijderen.
Door de "1 link per middel"-box aan te vinken kunt u een link maken per middel.
Een venster verschijnt met daarin de gemaakte links. U kunt deze links kopiëren of direct erop klikken.
Tip: U kunt voor iCal een indexbestand met 1 link per middel maken.
Uitleg hierover vindt u onderaan in sectie Maak indexbestand met 1 link per middel.
Maak overzicht link
- U exporteert een link van dit overzicht. Deze link produceert een exacte feed van dit (Webber) overzicht.
- Elke keer dat men de link gebruikt wordt het overzicht opnieuw door de Webber gegenereerd met het voordeel dat de roostergegevens altijd actueel zijn.
- D.m.v. het veld "Aantal dagen" kunt u bepalen hoeveel dagen vooruit u in het roosteroverzicht wilt hebben.
- De roosters zullen standaard altijd vanaf de huidige dag beginnen.
- Standaard wordt altijd 1 link voor alle middelen gemaakt.
- Een venster verschijnt met daarin de gemaakte link. U kunt deze link kopiëren of direct erop klikken.
- Tip: Door de "Begindatum is de datum bovenaan dit overzicht" aan te vinken kunt u het rooster genereren vanaf de getoonde startdatum.
- Tip: U kunt de door u gemaakte link terugvinden in tab 'Mijn configuratie' subtab 'Mijn PermaLinks'.
- Tip: Gebruik 'Verwijder permalink' om deze link te verwijderen.
- Door de "1 link per middel"-box aan te vinken kunt u een link maken per middel.
- Een venster verschijnt met daarin de gemaakte links. U kunt deze links kopiëren of direct erop klikken.
- Tip: U kunt een indexbestand met 1 link per middel maken.
- Uitleg hierover vindt u onderaan.
Maak indexbestand met 1 link per middel
Door de "1 link per middel"-box aan te vinken verschijnt wordt een indexbestand gemaakt waaraan deze links worden toegevoegd.
Onderaan ziet u enkele export opties.
Download CSV
Druk op de "Download CSV"-knop om het indexbestand in CSV formaat te krijgen.
Het indexbestand wordt getoond in uw standaard spreadsheet applicatie, bijvoorbeeld Excel.
Exporteer naar HTML
Druk op de "Exporteer naar HTML"-knop om het indexbestand in HTML formaat te krijgen.
Het indexbestand wordt getoond in uw browser applicatie.
Tip: De middelen worden alfabetisch gesorteerd per kolom en lege kolommen worden niet getoond.
Tip: Indien u "Opslaan in server"-box aanvinkt en een naam in het "Naam overzicht" veld invoert wordt het bestand met deze naam op de Webber-server opgeslagen.
Dit is pas handig wanneer u een rooster website wilt beheren.
Let op: De lokatie van het bestand op de server is afhankelijk van de configuratie bij uw organisatie.
Onderdeel van WebView
